Chapitre 6
Prévisions budgétaires

Les estimations des coûts de production et de diffusion s'appuient sur une analyse fine des différentes activités que nécessite cette partie du travail. Pour ce qui est des revenus, les postulats sont précisés dans le cours du texte. Pour faciliter l'identification des coûts des différentes fonctions du portail, nous distinguons par modules la production, la diffusion, les coûts de démarrage du portail et le budget de fonctionnement. Finalement, une estimation des ressources nécessaires pour l'aide à la transition des revues vient compléter cette section.

Compte tenu du mandat de cette étude et du temps à y consacrer, nous n'avons pu estimer les coûts d'implantation de la partie serveur de prépublications comprenant éventuellement les zones prépublications et littérature grise du portail. L'architecture n'étant pas aussi bien définie, il apparaissait difficile de faire une estimation des coûts d'implantation de ces zones du portail. La définition de ce service devrait se préciser à l'occasion du colloque de la fin octobre ainsi qu'à l'occasion d'autres rencontres avec des chercheurs, des directeurs de centres de recherche et des responsables des universités pour s'assurer de l'intérêt de tel service et de répondre aux besoins dans l'implantation de ce mode de communication dans le milieu des sciences humaines et sociales. Compte tenu des besoins des revues en ce qui a trait à la transition vers un mode de production et de diffusion électronique, nous estimons que cette partie du projet devrait faire l'objet d'un financement ad hoc.

Les coûts de production d'une revue sont évidemment reliés aux caractéristiques du document à produire telles que le traitement de tableaux complexes, une iconographie abondante, des formules mathématiques complexes ou des caractères non-latins. Pour les fins de cette étude, nous avons imaginé une revue inexistante : la revue moyenne. Cette revue imaginaire publie trois numéros d'environ huit articles de vingt pages par année. On retrouve en moyenne deux à trois tableaux par article et autour de six figures par numéro.

La chaîne de traitement proposée visant la plus grande automatisation possible, une étape importante avant même la production du premier numéro consiste à analyser la publication et à faire des ajustements dans la programmation des différents outils de conversion et de traitement, autant pour la production que pour la diffusion. Cette réalité explique la différence entre la première année de publication et la deuxième, le premier numéro demandant une intervention plus importante de la part d'un professionnel. Par la suite, la presque totalité du traitement est effectuée par un technicien qui pourra avoir recours au professionnel en place pour les situations plus complexes.

Les coûts associés au traitement initial d'une revue couvrent les activités d'analyse de la publication, de création de la feuille de styles Word, de formation d'une personne de l'équipe de la revue à l'utilisation de la feuille de styles et la programmation. L'estimation des coûts de production de la revue comporte la préparation et la vérification des fichiers " Word++ ", la numérisation des images et des figures, la préparation des épreuves, la saisie des corrections, la préparation de la version XML de référence pour la production des autres formats et pour l'archivage, la version HTML de diffusion, le fichier Postscript pour l'impression des exemplaires papier, le fichier PDF pour la diffusion enligne d'un format d'impression sur demande, la préparation des informations à transmettre au graphiste pour la réalisation de la couverture, la gestion du site Web de la revue et la préparation du sommaire pour la version électronique.

Le tableau de cette section donne un aperçu des coûts de démarrage du portail. Deux scénarios sont évoqués. La différence entre les deux scénarios se justifie d'une part, par des questions de choix d'équipement. Les choix techniques sont invariablement faits en fonction d'un cadre institutionnel, des ressources dont on dispose pour la réalisation du projet et de l'expertise de l'équipe chargée de la mise en œuvre. Ne disposant pas de cette information, il nous était impossible de proposer un budget précis. Toutefois, nous soulignons l'importance de faire des choix de technologies et d'équipements de qualité pour le développement à long terme du portail. Il ne faut pas ici sous-estimer les possibilités d'acquisition en collaboration entre les différentes institutions et agences concernées par la diffusion des résultats de la recherche.

D'autre part, le scénario 2 se distingue par quelques économies qui pourraient être réalisées par la collaboration avec d'autres portails de revues savantes, déjà à la phase d'implantation du projet. Nous pensons notamment à l'implantation du Digital Object Identifier et du service CrossRef qui pourraient se faire en collaboration avec le site canadien CyJournal/CyberRevues, en phase de conception également. Dans cette éventualité, le portail québécois n'aurait pas à développer une expertise aussi poussée pour la mise en route et la gestion complète de pareils systèmes.

Les prévisions suivantes sont basées sur une collection de 30 revues.

Les dépenses de fonctionnement du portail sont essentiellement de trois ordres : les ressources humaines dédiées à la production et à la diffusion, et l'infrastructure matérielle. La gestion des activités reliées à la production et la diffusion électroniques de 30 revues justifie la création d'un poste d'administration assisté d'un secrétariat pour coordonner la production et s'assurer du respect des calendriers. Cette fonction assurerait un lien entre les équipes de production, les pigistes chargés de la mise en page et les revues tout en étant la courroie de transmission de l'information vers le conseil d'administration du portail.

Une fois les traitements initiaux des revues terminés, un poste de programmeur/spécialiste de l'information devrait suffire pour d'une part, répondre aux questions des techniciens et ajuster les programmes de conversion aux différents cas de figure nouveaux qui se présente pour la production technique des revues et d'autre part, assurer le développement et la gestion du système de diffusion. Les deux postes techniques assureraient pour leurs parts la production courante des versions électroniques des revues et la préparation des fichiers à transmettre aux pigistes chargés de la mise en page des revues.

Les ressources estimées pour l'infrastructure matérielle seraient consacrées à l'hébergement des données dans un environnement sécurisé donnant accès à une large bande passante ainsi qu'au renouvellement des matériels et logiciels informatiques des équipes de production technique et de diffusion.

Le total des dépenses de fonctionnement avant la gestion des abonnements s'élève à 344 000 $ par année. De cette somme, 182 000 $ représentent les coûts de production techniques qui seraient assumés par les revues à même les subventions éventuellement ajustées qu'elles obtiennent. La différence, soit 162 000 $, serait ainsi dédiée à la diffusion.

Pour ce qui est de la gestion des abonnements, deux scénarios sont présentés. Le premier correspondant à la centralisation au portail de toute la gestion des abonnements des revues, institutionnels et individuels. Nous évaluons le coût de la gestion centralisée à 9 $ par abonnement. Selon l'information transmise par le CRSH, le nombre d'abonnements aux revues québécoises s'élève à près de 11 000, ce qui porterait le coût de l'implantation d'une telle mesure à 99 000 $ par année. Toutefois, dans l'éventualité où le portail ne gèrerait que les abonnements institutionnels à la version électronique, les coûts de gestion des 6 000 abonnements seraient de 42 000 $, à raison de 7 $ par abonnement.

Le premier scénario est celui, déjà développé dans le chapitre 4, qui ferait des revues savantes québécoises un bien public, donc diffusées gratuitement en version électronique dans le Web. Selon ce scénario, on pourrait compter sur les revenus des activités de production technique par les revues à même leurs subventions et, d'autre part, sur une subvention à la diffusion qui serait accordée au portail. Ce scénario ne nécessite pas la mise en place d'un système de gestion des accès au serveur, pas plus d'un service de gestion des abonnements électroniques.

Le deuxième scénario est celui de l'accès payant. Ici encore, la production technique des différentes versions doit être assumée par les revues, comme c'est présentement le cas pour la version papier. Toutefois, il nous faudrait augmenter les revenus pour permettre de financer le système de diffusion. Compte tenu de la situation financière des revues québécoises, on peut difficilement penser à une solution qui ferait en sorte que leurs revenus en seraient diminués.

S'appuyant sur des expériences diverses (110), les pratiques se situent autour d'une augmentation de 30% des tarifs d'abonnement reliée à l'accès à la version électronique des revues. Les revenus générés par cette augmentation pourraient être alloués au portail. Les prévisions de revenus impliquent que 90% des bibliothèques qui sont abonnées présentement aux revues s'abonneraient à la version électronique, malgré l'augmentation de 30%. Cela peut sembler optimiste comme prévision. Toutefois, il ne faut pas oublier que la moyenne des tarifs d'abonnement institutionnel à nos revues est autour de 60 $. Une augmentation de 30% pour avoir la version électronique ne représente pas une somme faramineuse, précisément 18 $, portant donc le coût de l'abonnement à 78 $.

Ce scénario implique l'implantation d'outils de filtrage des accès et la création d'un service de gestion des abonnements institutionnels électroniques. Les dépenses de fonctionnement de ce scénario, malgré les revenus qu'il permettrait éventuellement de générer, ne permettent pas de présenter des prévisions budgétaires équilibrées. Le manque à gagner se situe ici à 109 500$ qui devraient être financés par ailleurs.

La transition du mode de production entraîne des impacts pour la revue qui sont précisés à la fin du chapitre 3 de cette étude portant sur la production. Les coûts prévus pour le traitement initial de la revue comprennent une journée de formation pour l'utilisation de la feuille de styles. Cependant, il importe de s'assurer que chaque revue dispose d'un équipement adéquat en fonction des nouvelles procédures de production technique. L'acquisition d'un poste de travail bureautique performant et bien relié à Internet ainsi qu'une formation d'appoint contribueraient dans plusieurs cas à faciliter la transition.

110 Notamment, celle du projet MUSE de Johns Hopkin University Press.  Retour