Introduction

L'étude de faisabilité s'inscrit dans le processus d'élaboration de la politique du Fonds FCAR qui manifeste la volonté de modifier son intervention en matière de soutien à la publication de revues universitaires et de diffusion des résultats de recherche, en mettant à profit les technologies de l'information et de la communication.

En 1995, le Fonds décidait, à la suite d'une étude, de maintenir le programme d'aide financière aux revues. Deux ans plus tard, un comité d'experts, qui se penchait sur l'intérêt de la publication électronique des revues, supportait cette hypothèse et recommandait de réaliser un projet pilote en ce sens. Le projet Érudit, qui devait examiner les aspects de la transition et expérimenter une chaîne de traitement pour la publication et la diffusion électroniques des revues, supportait dans son rapport, déposé en mai 1999, la transition vers la publication électronique des revues, proposait des modes techniques pour le faire, et préconisait le regroupement des infrastructures pour la publication et la diffusion des revues.

Dans les mois qui ont suivi, un comité d'étude s'est vu confier le mandat de faire le point sur le maintien du programme d'aide aux revues et de conseiller le Fonds sur la politique à adopter face à l'introduction des technologies de l'information dans la communication des connaissances. Ce comité d'étude, par ses recommandations, a renouvelé la reconnaissance du besoin d'un programme d'aide financière - mais en le transformant - et a préconisé la promotion de la publication des revues en version électronique, tout en maintenant la rigueur de la sélection des articles de façon à accroître la qualité et la diffusion internationales de la recherche québécoise. Afin de donner suite aux diverses recommandations, qui ont été acceptées par son Conseil d'administration, le Fonds FCAR a lancé un appel d'offre pour la préparation d'une étude de faisabilité pour la conception d'un portail de production, de diffusion et de gestion de publications électroniques.

Le mandat premier de cette étude consiste à proposer les paramètres permettant la réalisation d'un portail de production, de diffusion et de gestion de publications électroniques, en tenant compte de toute une série d'aspects. La présente étude s'est attaquée à l'ensemble de ces aspects. Pour circonstancier l'objet du mandat, il est utile de revenir sur certaines options et préférences contenues dans le rapport du dernier comité d'étude et dans l'annonce de l'appel d'offres. Elles ont en effet balisé le travail que nous avons entrepris et que nous exposons dans ces pages.

La version électronique est appelée à être la version première de la revue. Cela sous-entend que l'introduction de la publication électronique doit être vue comme l'occasion d'exploiter des fonctionnalités nouvelles dans la communication des résultats de recherche, de revoir les conditions de production et de diffusion des revues et de repenser le mode de fonctionnement de la revue comme véhicule dans le transfert de connaissances. En parallèle à cette idée, l'accent est mis dans ces documents sur l'intérêt de la mise en place d'une infrastructure commune qui aurait pour rôle de diffuser des normes de production et de fournir un lieu de diffusion et de rayonnement des publications. D'où la volonté de mettre en place un portail dont les responsabilités sont étendues. On parle ici d'un portail de production, de diffusion et de gestion des publications électroniques.

Pour concevoir et dégager les conditions de réalisation de ce portail, nous sommes invités à prendre avantage des potentialités des technologies de l'information et de la communication et à capitaliser sur les meilleurs standards de publication et de diffusion. C'est sans doute dans cette perspective que l'on privilégie, par exemple, le langage structuré dans la production des documents, la mise en place de métadonnées, la prise en compte de procédures d'archivage. De même, dans la mesure où les formats de diffusion sont appelés à varier dans le temps, il importe de prévoir une flexibilité pour le portail permettant de considérer la pratique de plusieurs formats. Cette dernière notion fait référence certainement aux formats dans lesquels les documents sont diffusés, mais aussi aux caractéristiques des types de documents qui évoluent ; mais, dès à présent, cette dernière question souligne l'influence que la publication électronique peut avoir pour la compréhension de la revue savante en elle-même, mais aussi met en relief le renouvellement des vecteurs de la communication savante avec, notamment, les collections de prépublications.

Enfin, on attend de cette étude qu'elle présente une conception et une évaluation des composantes d'un portail, compris comme un système collectif au service et au profit du milieu universitaire. C'est en ce sens que nous avons envisagé la conception et l'architecture du portail, les normes et les formats, les services pour la production, la diffusion, la gestion et la conservation des documents. C'est aussi dans cette perspective que les remarques sur les caractéristiques de l'infrastructure à mettre en place ont été formulées.

L'étude a été menée en s'appuyant sur ces principes de référence et sur ces balises.

L'étude de faisabilité comprend évidemment des développements d'ordre conceptuel ; elle insiste aussi sur la dimension opérationnelle des choix qui sont proposés ou des hypothèses qui sont retenues.

Nous avons porté attention aux pratiques des principaux centres de publication et de diffusion électroniques de revues connus internationalement. Ce parcours des projets, ainsi que les récents développement des technologies du texte permettent d'étayer la sélection des standards internationaux et de valider les choix technologiques et les procédures privilégiées.

Par ailleurs, l'étude de faisabilité, qui s'alimente d'une pluralité d'expériences, tout autant pour la production et ses standards, pour la diffusion et ses services, que pour la gestion des publications et ses normes, débouche sur une estimation des coûts et sur l'esquisse d'un modèle organisationnel. En ce sens, l'étude cherchera à présenter la conception d'un portail, dans laquelle s'articulent la production, la diffusion et les considérations organisationnelles.

Cela dit, l'étude de faisabilité doit pouvoir rendre compte du contexte social général, mais surtout immédiat, dans lequel les politiques à mettre en œuvre devront s'insérer. C'est l'une des dimensions dont on ne peut faire l'économie, à moins de tenir pour négligeables les résultats pratiques de la mise en œuvre de politiques. Pour ce faire, les paramètres et les principales hypothèses ont été soumis aux représentants de revues afin de valider les orientations générales de l'étude et d'apprécier leur accueil. Deux rencontres - qui ont fait office de " groupes témoins " - ont eu lieu (l'une pour la région de Québec, l'autre pour la région de Montréal) au moins quinze jours avant le dépôt de l'étude.

L'étude est divisée en chapitres pour découper les diverses étapes de la discussion, mais ceux-ci ont été conçus et élaborés en fonction d'une logique d'ensemble.

• Dans un premier temps (chapitre 1), la caractérisation du milieu des revues permet une reconnaissance du terrain visé par le changement de politique du Fonds FCAR ; cette caractérisation nous informe tout autant sur le rôle et la place occupés par les revues au Québec que sur les réactions que suscite la perspective de la mise en place d'un portail de production et de diffusion.

• De là, les dimensions de l'infrastructure que suppose le portail sont esquissées (chapitre 2), tant sur les plans intellectuel et organisationnel, que matériel. De même, ce chapitre permet de présenter le champ de compétence du portail à l'égard des revues et les services qui seraient offerts.

• Le chapitre 3 présente les composantes et leur articulation d'ensemble de la chaîne de production technique qui assurerait la publication électronique. Au-delà du propos technique, il faut y voir le socle sur lequel peuvent se mettre en place les divers services de diffusion et de gestion des documents numérisés.

• Cette présentation se poursuit (chapitre 4) par la mise en relief des éléments qui participent à la diffusion des documents universitaires, sachant qu'être disponible dans le Web, ce n'est pas être diffusé. Quelle est la démarche et quels sont les outils qui doivent être mis au service de la diffusion électronique ? telles sont les questions qui guident ce chapitre et elles conduisent à s'intéresser aux conditions d'accès au site et à la dimension pécuniaire qui lui est rattachée.

• Puis, la gestion des documents électroniques dans le cadre d'un portail fait ressortir la question de l'archivage et de la conservation (chapitre 5). De produit qu'elle est en version imprimée, la publication en version électronique devient un service, dont il faut assurer l'accès sur une période plutôt longue. La pérennité est une dimension qui prend un tout autre visage ici, tant pour la conservation des documents par le portail, que pour leur archivage en tant que patrimoine social.

• Le chapitre 6 présente de façon synthétique les prévisions budgétaires qui peuvent être dressées à ce jour. Les prévisions de revenus ne peuvent qu'être basées sur des hypothèses élémentaires qui témoignent du degré d'incertitude qui plane sur ces questions aujourd'hui.

• Enfin, dans le dernier chapitre, comme il était demandé dans l'appel d'offres auquel nous avons répondu, un cahier des charges est réuni de façon schématique afin de mettre en relief les principaux traits techniques et organisationnels qui devraient faire l'objet du prochain appel d'offres visant à implanter le portail.

La conception et l'élaboration de cette étude de faisabilité ont tiré profit de la qualité et de la diversité à la fois de l'expertise et de l'expérience des partenaires du Groupe interinstitutionnel. Chaque institution partenaire a délégué un représentant pour former un comité de travail, qui s'est réuni à toutes les semaines physiquement ou par conférence téléphonique. Un site Web de travail a été créé et notre liste de distribution a été très active. Les diverses parties de cette étude ont fait l'objet de discussions, avant leur rédaction ainsi qu'après. Les membres du comité ont aussi apporté tour à tour une contribution spécifique à l'une ou l'autre partie de l'étude et cette contribution a été soulignée dans la table des matières. Cette étude a été réalisée au cours d'une période de sept semaines.

Le comité de travail a consulté deux experts : M. Martin Sévigny, de la compagnie AJLSM de Bordeaux, pour la chapitre sur la chaîne de production, et M. Robert Gérin-Lajoie, du Centre CIRANO de Montréal, pour la section sur le commerce électronique. Le comité a apprécié la compétence et le professionnalisme de leurs avis. Nous remercions également Dominique Bérubé, André Fourrier, Pierre Jobin, et André Earl Paquet pour leurs commentaires et les suggestions de portant sur les aspects techniques et sécuritaires de l'infrastructure matérielle. Le comité a formé une petite équipe de recherche composée de : Nadège Arsa, Alexandre Delage, Anne-Marie Grenier, Marc Lemaire et Sébastien Tremblay. Qu'ils soient remerciés pour la qualité de leur travail. Le comité exprime sa reconnaissance à MM. Luc Simon, du vice-rectorat à la recherche de l'Université Laval, et à Gilles Deschatelets, directeur de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information de l'Université de Montréal, qui ont assuré l'animation des " groupes témoins ". Enfin, la collaboration de M. Yves Mougeot, directeur des Programmes de subventions de recherche et de diffusion de la recherche au Conseil de la recherche en sciences humaines du Canada a été précieuse.

Sur une base quotidienne, les chercheurs font l'expérience des nouvelles conditions dans lesquelles la communication des résultats de recherche se développe. Aucune communauté scientifique ne peut tourner le dos à cette réalité. Les véhicules, par lesquels les résultats de recherche sont diffusés, sont directement touchés par les innovations que suscite la pénétration des technologies de l'information et de la communication dans la diffusion du savoir. Les revues savantes, acteurs majeurs dans la communication scientifique, doivent faire face au défi de la publication et de la diffusion électroniques en capitalisant sur leurs fonctionnalités. Si la translation de la publication imprimée vers la version électronique apparaît une voie de passage naturelle, bientôt le support électronique conditionnera la façon même de concevoir et rédiger des articles. C'est un processus qui s'engage et qui est loin d'avoir donné tous ses fruits.

Le milieu universitaire d'une petite société comme le Québec ne peut que participer à ce mouvement plus vaste, non comme une fatalité, à laquelle on ne peut se soustraire, mais comme un défi stimulant, que l'on se doit de relever. En même temps, cette société québécoise, de dimension réduite, ne peut que se confronter à de grandes sociétés, par les institutions universitaires, par la population et par les ressources. Pour relever ce défi, dans des conditions qui le rendent possible et prometteur, les institutions publiques doivent encourager les acteurs qui sont en première ligne (les revues et le milieu universitaire, plus largement), mais surtout les supporter et les accompagner. Cette question occupe une position centrale dans une politique de développement scientifique et suppose des ressources. Concevoir la transition de la communication scientifique vers l'électronique dans une perspective d'économie de ressources ferait fausse route. L'affectation des ressources change certes, mais leur volume loin de fondre se maintient, voire s'accroît.

Dans le contexte actuel, il est assez difficile de prendre la mesure exacte de ces ressources car les besoins réels sont subordonnés à plusieurs éléments non contrôlés, notamment les comportements et les anticipations des acteurs et des institutions. La part d'incertitude est grande. Dès lors, il est d'autant plus important d'avoir une très bonne maîtrise des données de base ; cela n'est possible que si l'on combine quatre dimensions fondamentales qui participent aux processus engagés et qui assurent une interaction étroite entre les objectifs poursuivis et les conditions de réalisation. Il importe, en effet, 1° de posséder une vision claire concernant les processus de transformation de la communication scientifique de même qu'une conception des modes institutionnels qui participent à ces processus, 2° de posséder une très bonne connaissance technique des moyens de réalisation des projets de publication électronique, 3° de compter sur une réelle expérience dans l'opérationnalisation de la publication électronique et, plus largement, de l'édition universitaire, 4° d'entretenir une interaction suivie avec le milieu des revues et de la recherche en général.