Réduire les silos d’information – Bilan d’expérience au Cirque du Soleil avec la gestion électronique des documents

Résumé

Les silos d’information peuvent être considérés comme un frein autant qu’un levier à l’accessibilité. Dans le cas du Cirque du Soleil, présenté ici par Marie-Claire Dufresne et Evelyne Gratton, le roulement de personnel ainsi que le manque de suivi et des habitudes de partage d’information ont causé la création de nombreux silos qui devinrent un problème de communication de l’information au sein de l’entreprise.

Cet article expose la stratégie employée dans le développement d’un outil de gestion électronique des documents, projet mené par l’équipe de gestion documentaire, afin de répondre aux besoins en termes de partage d’information et de suivi des versions. Ce projet devait tenir compte du contexte particulier du Cirque du Soleil, de ses nombreux spectacles et utilisateurs situés sur plusieurs continents et du grand nombre de documents produits. Le déploiement s’est déroulé sur plusieurs mois et a exécuté un processus de consultation auprès des différents secteurs suivi de conception de prototypes. L’approche par unité sectorielle a été privilégiée afin que l’outil rencontre leurs besoins. Les auteures présentent, en guise d’exemple, le processus au sein des Ateliers de costumes.

La gestion de l’information et l’implantation de solutions qui prennent en compte le contexte de sa création permettent d’éviter les silos tout en amenuisant leurs désavantages. La mise en place de telles solutions soutient la cohérence et la concertation au sein de l’entreprise, même dans un cas aussi particulier qu’est le Cirque du Soleil.

Abstract

Information silos can be considered as a brake or as a lever to accessibility. In the case of the Cirque du Soleil, presented hee by Marie-Claire Dufresne and Evelyne Gratton, staff turnover and the lack of follow-up and of habits of sharing information led to the creation of a number of silos which became a blockage to the communication of information within the organization.

The article discusses the strategy that was used in the development of a tool for the electronic management of documents, a project led by the document-management team, to fulfill the needs for sharing information and following versions. The project had to take into account the particular context of Cirque du Soleil, with its numerous shows and users situated over several continents and who generated a great number of documents. The deployment took place over several months and consisted of a process of consultation of the different sectors followed by the conception of prototypes. The approach by sectoral unit was favoured to ensure that the tool would meet their requirements. The authors present, as an example, the process in the Costume Shop.

Information management and the implantation of solutions which take into account the context of creation permit avoiding silos and minimizing their disadvantages. The execution of such solutions supports coherence and consultation within the organization, even in the unique case of Cirque du Soleil.