Volume 53, 2026 Access to current issues of this journal requires a subscription.

FR:

I Trust AI (2021-2026) est la cinquième phase du projet international, multisectoriel et transdisciplinaire InterPARES, financé par le CRSHC (Conseil de recherches en sciences humaines du Canada) et situé à la School of Information de l’Université de Colombie-Britannique (UCB). Comme les autres phases, I Trust AI se concentre sur le maintien de la fiabilité des documents numériques dans le temps et à travers les changements technologiques ainsi que sur le soutien à l’accès et à la préservation fiable des documents numériques sur tous les médias et sous toutes les formes. La phase actuelle se concentre sur l’influence de l’intelligence artificielle (IA) sur la création, l’utilisation, la conservation et l’accès aux documents. Il s’agit de comprendre comment et quels nouveaux documents peuvent être créés par l’IA et comment ils doivent être décrits et gérés. Il faut également savoir exploiter les pouvoirs de l’IA pour mener à bien des fonctions archivistiques. Cet article se concentre sur deux études de cas : 1) une étude intégrant l’IA dans une archive institutionnelle, visant à fournir un meilleur accès aux archives audio numérisées de l’UNESCO ; et 2) une étude sur la préservation des jumeaux numériques dans le secteur de l’architecture, de la construction, de l’ingénierie et de l’exploitation par le propriétaire.

EN:

I Trust AI (2021-2026) is the fifth phase of InterPARES, the international, multisectoral, and transdisciplinary project, financed by the CRSHC (Canada’s Social Sciences and Humanities Research Council) and situated at the Information School of the University of British Columbia (UBC). As with the other phases, I Trust AI concentrates on maintaining the reliability of digital documents through time and through technological changes and on support for access and reliable preservation of digital documents in all media and in all forms. The present phase concentrates on the influence of artificial intelligence on the creation, use, conservation of, and access to, documents. It consists of understanding what new documents can be created by AI and how they should be described and managed. There is also the question of exploiting the power of AI to fulfill archival functions. The article concentrates on two case studies: 1) a study integrating AI in an institutional archive, aiming to provide improved access to digital audio archives of UNESCO; and 2) a study on the preservation of digital twins in the domain of architecture, construction, engineering and exploitation by the owner.

FR:

Ce projet d’innovation présente l’intégration de l’intelligence artificielle dans le processus de contrôle qualité des documents numérisés à la Division gestion documentaire de la Ville de Laval. Face aux défis liés à la vérification manuelle et laborieuse des milliers d’images numérisées, cette initiative visait à automatiser la détection d’anomalies tout en respectant les exigences légales et archivistiques. Utilisant le Framework YOLO d’Ultralytics intégré dans Azure Machine Learning, le système développé détecte efficacement les artefacts de numérisation, les coupures et autres défauts avec un taux de détection de 86,67% et un temps de traitement considérablement réduit par rapport à la vérification manuelle. Le projet a transformé une contrainte opérationnelle en opportunité d’innovation, démontrant que l’IA constitue un complément plutôt qu’une menace pour notre expertise. Cette expérience illustre comment les technologies émergentes peuvent être mises au service de la gestion documentaire, permettant aux techniciens de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée tout en maintenant les principes fondamentaux d’authenticité, de fiabilité, d’intégrité et d’accessibilité des documents. 

EN:

This innovative project presents the integration of AI in the process of quality control of digitized documents in the Division of Document Management of the City of Laval. In the face of the challenges linked to the laborious manual checking of thousands of digitized images, this initiative aimed to automate the detection of anomalies while respecting the legal and archival demands. Using the Framework YOLO of Ultralytics integrated into Azure Machine Learning, the system developed efficiently detects the artifacts of digitization, deletions and other faults with a detection rate of 86.67% in a processing time that is considerably shorter than manual verification. The project has transformed an operational constraint into an opportunity for innovation, showing that AI constitutes a complement rather than a threat to our expertise. This experiment illustrates how emerging technologies can be placed at the service of document management, permitting technicians to concentrate on tasks of higher value-added, while adhering to the fundamental principles of authenticity, reliability, integrity, and accessibility of documents.

FR:

L’intelligence artificielle est le sujet de l’heure dans les milieux documentaires tout comme dans l’actualité en général, en particulier avec la popularité croissante d’outils gratuits et ouverts à tous comme ChatGPT ou Copilote de Microsoft. Pour surfer sur cette vague, plutôt que de s’y faire engloutir, Bibliothèque et Archives Canada a entrepris deux démarches importantes en 2024 : un projet pilote de transcriptions générées par l’intelligence artificielle à l’aide de l’outil Transkribus ainsi qu’une réflexion interne alimentée par des recherches de projets menés par d’autres institutions de patrimoine documentaire à travers le monde. Les fruits de ces efforts visent à mettre à profit l’utilisation de l’intelligence artificielle pour améliorer l’accès aux collections archivistiques et publiées de Bibliothèque et Archives Canada. Forts des apprentissages tirés de l’expérience acquise jusqu’à présent, cet article cherche à lancer des pistes de réflexion à la communauté archivistique pour relever les défis techniques, organisationnels et éthiques auxquels plusieurs d’entre nous faisons face quant à l’utilisation de l’intelligence artificielle.

EN:

Artificial intelligence is a popular subject in the documentation milieu, just as in society at large, in particular with the growing popularity of free open-source tools, such as ChatGPT and Microsoft Copilot. To surf this wave, rather than being swallowed by it, Library and Archives Canada undertook two important steps in 2024: a pilot project of transcriptions generated by AI with the help of the tool Transkribus and an internal reflection supported by the research projects undertaken by other documentary heritage institutions throughout the world. The fruits of these efforts aim to make the use of AI profitable in improving access to the archival and published collections of Library and Archives Canada. Based on learnings acquired up to now, the article seeks to introduce to the archival community some directions for reflection that will resolve the technical, organizational, and ethical challenges which many of us face related to the use of AI.

FR:

L’intelligence artificielle (IA) est un sujet particulièrement populaire actuellement. De nombreuses études se penchent sur la possibilité d’utiliser ces outils pour améliorer nos méthodes de travail, pour faciliter la gestion des centres d’archives ou encore pour permettre l’analyse ou l’indexation de documents anciens.

En règle générale, ces réflexions précèdent la décision d’utiliser ou non cette nouvelle technologie. Toutefois, dans certains cas, nous nous retrouvons devant les faits accomplis et nous devons donc nous prononcer rapidement sur les limites acceptables de l’utilisation de l’IA. C’est ce qui s’est produit pour notre équipe lors de la publication d’un de nos plus récents livres à la Société d’histoire de Drummond (SHD). Un de nos collaborateurs et son collègue ont effectué une recherche approfondie sur différentes personnalités anglophones de la région de Drummondville ayant laissé leur trace dans l’histoire. Pour illustrer leur recherche, ils ont sélectionné des photographies d’archives provenant de notre collection, d’autres centres d’archives ou de collection d’archives familiales. À l’étape de la révision, l’équipe de la SHD a fait les vérifications requises au niveau des mentions de source et des droits d’auteurs. Il nous est vite apparu que la majorité des photographies proposées avait été retouchée, parfois de manière importante.

Les auteurs nous ont alors avoué qu’ils avaient utilisé des outils soutenus par l’intelligence artificielle. Devant les changements importants des images, nous avons dû nous questionner sur l’authenticité des photographies. C’est ce retour d’expérience que nous vous présentons ici. Nous aborderons le contexte où ces réflexions ont pris place, les manipulations qui ont été effectuées aux photographies, l’opinion des auteurs sur la question, l’opinion des professionnels de notre centre d’archives et celle des membres de la Fédération Histoire Québec (FHQ) auxquels nous avons posé la question. Nous vous présenterons aussi les arguments des auteurs, le questionnement sur la limite entre des changements dont nous sommes habitués (éclaircissement, correction des imperfections, correction du contraste, etc.) et les changements produits par l’IA, la différence de perception entre les gens du grand public et les professionnels du milieu et l’aspect subjectif des questionnements. Nous terminerons avec les décisions finales pour la production du livre Voices Lost in Time: The Anglophone Legacy of a Small Quebec City.

EN:

AI is a particularly popular topic just now. Many studies addressed the possibility of using these tools to improve our work methods, to facilitate the management of archival centres, and to permit the analysis or indexation of old documents.

As a general rule, these reflections precede the decision whether or not to use the new technology. However, in certain cases, we find ourselves faced with accomplished facts and we therefore have to make rapid pronouncements on the acceptable limits of the use of AI. This is what happened to our team at the time of publication of one of our most recent books at the Drummond Historical Society. One of our collaborators and a colleague undertook an in-depth search on different anglophone personalities of the Drummondville region who have left a trace in history. To illustrate their research, they chose photographs from the collection in our archives, as well as other archival services and family archives. At the stage of copy-editing, the Society’s team made some checks that were required at the level of source citations and copyright. It quickly became apparent that most of the photographs had been retouched, some of them quite significantly.

The authors then told us that they had used tools supported by AI. Given the significant alterations in the images, we had to question their authenticity. Here we present the feedback on this issue. We present the context in which these reflections took place, the manipulation that has been done with the photographs, the opinion of authors on the question, the opinion of the professionals of our archival centre and of members of the Quebec History Federation to whom we posed the question. We present, as well, the authors’ arguments, the questioning of the limit between the alterations that we are accustomed to (clarification, correction of imperfections, correction of contrast, etc.) and the changes produced by AI, the difference in perception between the general public and professionals in the milieu, and the subjective aspect of these questionings. We will finish with the final decisions regarding the production of the book Voices Lost in Time: The Anglophone Legacy of a Small Quebec City.

FR:

Au Québec, le réseau des archives est constitué par les 10 centres des Archives nationales du Québec (ANQ), les archives des municipalités et des organismes publics, ainsi que par les archives « autres que publiques », c’est-à-dire les archives privées. Outre les 42 centres d’archives privées agréés par les ANQ, le reste du paysage archivistique est constitué par les archives privées non agréées. Plusieurs études, enquêtes, typologies et statistiques démontrent la diversité de ces dernières. Toutefois, les informations dont nous disposons à leur sujet sont datées et principalement quantitatives, ne permettant pas d’appréhender leur composition, ni de les localiser. Une diversité de pratiques archivistiques communautaires, alternatives, indépendantes et différentes des institutions nationales de mémoire existe donc sans pour autant être étudiée. La méconnaissance du paysage archivistique a des conséquences sur la manière dont nous comprenons les archives. La théorie archivistique, les pratiques qui en découlent ainsi que la formation se cristallisent principalement autour des institutions et cadres légaux que nous connaissons le mieux, laissant souvent de côté différents modèles qui coexistent dans la vaste catégorie des archives privées. Cet article propose dès lors d’amorcer une étude du paysage archivistique québécois en donnant tant des repères historiques quant au développement des archives dans la province que des pistes de réflexion sur lesquelles appuyer de futures recherches sur le sujet.

EN:

In Quebec, the archival network is made up of the 10 centers of the Archives nationales du Québec (ANQ), the archives of municipalities and public bodies, and archives “other than public”, i.e. private archives. In addition to the 42 private archives centers accredited by the ANQ, the rest of the archival landscape consists of non-accredited private archives. Several studies, surveys, typologies, and statistics demonstrate their diversity. However, the information we have about them is dated and mainly quantitative, making it impossible to understand their composition or to locate them. A diversity of community-based archival practices, alternative, independent and different from national memory institutions, therefore exists without being studied. This lack of understanding of the archival landscape has consequences for the way we understand archives. Archival theory, practice and training crystallize mainly around the institutions and legal frameworks we know best, often overlooking the different models that coexist in the vast category of called private archives. This article sets out to explore Quebec’s archival landscape, providing both historical benchmarks for the development of archives in the province and avenues for reflection on which to build future discussion and research.