Towards Sustainable and Coordinated Methods for Estimating Open Access Costs at Canadian Higher Education Institutions Vers des méthodes durables et coordonnées pour estimer les coûts du libre accès dans les établissements d’enseignement supérieur canadiens

Abstract

Higher education institutions in Canada aim to provide access to knowledge through subscriptions and investments in OA publishing. As subscription and OA publication costs continue to increase, some institutions have established funds to support authors’ payment of publication fees. Others have adopted models such as read-and-publish deals or “transformative agreements”, where institutions pay publishers a lump sum for subscriptions and publishing fees for authors. As institutions continue to subscribe to journals, support authors with OA publishing, and negotiate agreements, accurately estimating institutional OA spending is imperative to determining the cost effectiveness of deals and necessary funding support for authors. Methods to estimate OA costs have largely developed in silos across the country. This commentary presents observations derived from work performed across Canada on the challenges accompanying OA estimation and calls for a more coordinated approach to establish standardized, sustainable methods. Calibrating efforts across institutions can support the development of reliable methodologies and streamline resources helpful for the more efficient performance of the often onerous task of estimating costs.

Keywords:

• open access,
• scholarly publishing,
• scholarly journals,
• article processing charges,
• transformative agreements,
• journal subscriptions,
• higher education,
• academic libraries,
• collaboration

Résumé

Les établissements d'enseignement supérieur au Canada visent à soutenir le libre accès pour les lecteurs et les auteurs. Alors que les coûts d'ababonnement et de publication en libre accès continuent d'augmenter, certains établissements ont mis en place des fonds pour soutenir le paiement des frais de publication par les auteurs. D'autres ont adopté des modèles tels que des accords de lecture et de publication ou des « accords transformateurs », où les établissements paient aux éditeurs une somme forfaitaire pour les abonnements et les frais de publication des auteurs. Alors que les établissements continuent de s'abonner à des revues, de soutenir les auteurs avec la publication OA et de négocier des accords, estimer avec précision les dépenses institutionnelles en OA est impératif pour déterminer l'efficacité des accords et le soutien financier nécessaire pour les auteurs. Les méthodes d'estimation des coûts OA se sont largement développées en silos à travers le pays. Ce commentaire présente des observations dérivées du travail effectué à travers le Canada sur les défis accompagnant l'estimation OA et appelle à une approche plus coordonnée pour établir des méthodes standardisées et durables. La calibration des efforts entre les établissements peut soutenir le développement de méthodologies fiables et rationaliser les ressources pour effectuer plus efficacement la tâche souvent lourde d'estimation des coûts.

Mots-clés :

• libre accès,
• publication savante,
• revues savantes,
• frais de traitement d'articles,
• bibliothèques universitaires,
• éducation supérieure,
• accords transformatifs