Feedback on feedback: a two-way street between residents and preceptors Rétroaction sur la rétroaction : une voie à double sens entre les résidents et les superviseurs

Abstract

Background: Workplace-based assessment (WBA), foundational to competency-based medical education, relies on preceptors providing feedback to residents. Preceptors however get little timely, formative, specific, actionable feedback on the effectiveness of that feedback. Our study aimed to identify useful qualities of feedback for family medicine residents and to inform improving feedback-giving skills for preceptors in PGME training program.

Methods: This study employed a two-phase exploratory design. Phase 1 collected qualitative data from preceptor feedback given to residents through Field Notes (FNs) and quantitative data from residents who provided feedback to preceptor about the quality of the feedback given. Phase 2 employed focus groups to explore ways in which residents are willing to provide preceptors with constructive feedback about the quality of the feedback they receive. Descriptive statistics and a thematic approach were used for data analysis.

Findings: We collected 22 FNs identified by residents as being impactful to their learning; analysis of these FNs resulted in five themes. Functionality was then added to the electronic FNs allowing residents to indicate impactful feedback with a “Thumbs Up” icon. Over one year, 895 out of 8,496 FNs (11%) had a “Thumbs up” added, divided into reasons of: confirmation of learning (28.6%), practice improvement (21.2%), new learning (18.8%), motivation (17.7%), and evoking reflection (13.7%). Two focus groups (12 residents, convenience sampling) explored residents’ perception of constructive feedback and willingness to also provide constructive feedback to preceptors.

Conclusion: Adding constructive feedback to existing positive feedback choices will provide preceptors with holistic information about the impact of their feedback on learners, which, in turn, should allow them to provide more effective feedback to learners. However, power differential, relationship impact, and institutional support were concerns for residents that would need to be addressed for this to be optimally operationalized.

Résumé

Contexte : L’évaluation en milieu de travail (EMT), qui est à la base de la formation médicale fondée sur les compétences, repose sur la rétroaction donnée par les superviseurs aux résidents. En revanche, il est rare que les superviseurs reçoivent à leur tour, et en temps utile, une rétroaction formative, précise et pratique sur l’efficacité des commentaires qu’ils ont offerts. L’objectif de notre étude était de déceler les caractéristiques qu’un tel retour doit avoir pour être utile aux résidents en médecine familiale afin de guider l’amélioration des compétences en rétroaction des superviseurs de programmes d’éducation médicale postdoctorale.

Méthodes : Nous avons utilisé un devis exploratoire en deux phases. Lors de la première phase, nous avons recueilli les données qualitatives à partir des commentaires fournis par les précepteurs aux résidents par le biais de feuilles de route (FR) et les données quantitatives de rétroactiondes résidents sur la qualité de la rétroaction qui leur a été offerte par les superviseurs. Dans la phase 2, des groupes de discussion ont été constitués pour explorer les moyens par lesquels les résidents sont prêts à fournir aux superviseurs une rétroaction constructive sur la qualité de la rétroaction qu’ils reçoivent. L’analyse des données a été faite à l’aide de statistiques descriptives et d’une approche thématique.

Résultats : Les auteurs ont recueilli 22 feuilles de route (FR) qui, d’après les résidents, ont eu un effet sur leur apprentissage. L’analyse des FR a permis de relever cinq thèmes. Une fonctionnalité a par la suite été ajoutée aux FR électroniques, permettant aux résidents d’indiquer qu’une rétroaction a été efficace à l’aide d’un pictogramme « Pouce levé ». En un an, 895 des 8496 FR (11 %) ont reçu un « Pouce levé » et les raisons qui l’expliquent sont réparties de la manière suivante : la rétroaction confirmait au résident ses acquis (28,6 %), elle l’aidait à améliorer sa pratique (21,2 %), elle lui apprenait quelque chose de nouveau (18,8 %), elle stimulait sa motivation (17,7 %) ou encore sa réflexion (13,7 %). Deux groupes de discussion (12 résidents, échantillon de convenance) ont exploré ce que les résidents perçoivent comme étant une rétroaction constructive, et s’ils sont prêts à fournir à leur tour un commentaire constructif aux superviseurs.

Conclusion : Le fait d’ajouter des commentaires constructifs aux commentaires positifs renseignerait les superviseurs de manière plus complète sur l’effet qu’a eu leur rétroaction pour les apprenants, et les aiderait ainsi à améliorer l’efficacité des rétroactions qu’ils donnent. Cependant, pour mettre en place ce processus de manière optimale, il faut tenir compte des préoccupations qu’ont les résidents quant au déséquilibre de pouvoir, aux répercussions sur leur relation avec le superviseur et à l’appui de l’établissement.