PROMOTION AND PROMOTION REVIEW IN CANADIAN UNIVERSITIES

Abstract

There is little question that with the very limited number of new appointments being made in Canadian colleges and universities during recent years, the focus of attention has shifted from tenure to promotion. Yet both these processes are extremely important but little understood. It is only when one is a candidate for either tenure or promotion that the issue is personalized and interest is aroused. Nevertheless, tenure and promotion criteria and procedures have been very much the focus of collective agreements and judicial proceedings.

Provisions that deal with promotion in association and collective agreements between faculty and administrations have striking differences with respect to procedure. These provisions are tailored to ensure that the candidate is dealt with fairly. In most agreements, however, the criteria with respect to promotion are vague and little guidance is given with respect to the weight to be given to or the standard required for each criterion. One issue concerning procedure that has not been satisfactorialy considered by the courts is that of confidentiality. Arbitration boards are just starting to deal with the complexity of this issue.

Promotion disputes can be resolved either by arbitration or the courts. The scope of review and remedial power of an arbitration board may be determined by the parties to the agreement. Most often the case is sent back for reconsideration, but the difflculty facing arbitration boards is the standard by which a decision must be reviewed.

The Paine decision clearly signalled the court's willingness to review a case dealing with academic status. Several cases have followed in response to some of the questions left unanswered by Paine. It may be that the courts review will extend to matters purely concerned with position as in Scholdra. But, it is still not clear what the limits of judicially enforced fairness will ultimately be.

Despite the focus that promotion may have in agreements and judicial proceedings, promotion must by carefully examined. This is particularly acute in terms of the purpose of promotion as a process of performance review.

Résumé

Il y a peu de doute que, compte tenu du nombre restreint de nouvelles nominations effectuées dans les collèges et les universités canadiennes au cours des dernières années, l’attention des intervenants s’est déplacée de la question de la permanence pour porter sur celle de la promotion. Pourtant, ces deux démarches quoiqu’extrêmement importantes sont mal comprises. Néanmoins, les critères et les procédures de promotion et de permanence ont fait le sujet de conventions collectives et de procédures judiciaires.

Les dispositions de conventions collectives ou d’ententes entre le corps professoral et l’administration, ayant trait à la promotion, comportent des différences frappantes d’ordre procédural. Ces textes existent afin de promouvoir un traitement équitable du candidat. Dans la plupart des conventions, cependant, les critères de promotion sont vagues et peu d’indices sont fournis quant à l’importance relative de chaque critère. Un aspect procédural n’ayant pas été suffisamment exploré par les tribunaux est celui de la confïdentialité. Les tribunaux d’arbitrage commencent à peine à se préoccuper des complexités de ce genre de problème.

Les conflits de promotion peuvent être résolus soit par arbitrage, soit par les tribunaux. L’étendue des pouvoirs de révision et de rectification d’un tribunal d’arbitrage peut être établie par les parties à la convention. La plupart du temps, le dossier est retourné au tribunal d’arbitrage pour réexamen, mais le problème du standard à suivre pour la révision d’une décision demeure entier pour les arbitres.

La décision dans Paine énonce clairement la volonté du tribunal de réviser une cause se rapportant au rang académique. Plusieurs causes ont depuis répondu à certaines questions demeurées sans réponse dans Paine. Il se peut que la révision par les tribunaux portera uniquement sur des problèmes de postes comme dans Scholdra. Mais il n’est pas certain jusqu’où les tribunaux vont se rendre afin de contrôler la notion de « fairness » ou justesse.

Malgré l’importance relativement mineure qu’elle revêt dans les conventions et à l’occasion de procédures judiciaires le sujet de la promotion mérite un examen très attentif. Cela est d’autant plus vrai lorsque le but du processus de promotion est d’évaluer la performance du candidat.