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Étude

Les centres et les services d’archives du Québec se font tirer le portrait… statistique. Quelques considérations méthodologiques et résultats d’une préenquête[1]

  • Natasha Zwarich,
  • Dominique Maurel,
  • Pascal Lemelin,
  • Diane Baillargeon,
  • François David et
  • Theresa Rowat

…plus d’informations

  • Natasha Zwarich
    Professeure en archivistique, Département d’histoire, Université du Québec à Montréal

  • Dominique Maurel
    Professeure agrégée, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal

  • Pascal Lemelin
    Consultant

  • Diane Baillargeon
    Directrice, Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal

  • François David
    Conseiller en archivistique et adjoint aux relations internationales, Bureau de la présidence et des affaires institutionnelles, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

  • Theresa Rowat
    Directrice, Archives des Jésuites du Canada

Couverture de Volume 47, numéro 1, 2017, p. 4-207, Archives

Corps de l’article

INTRODUCTION

L’Institut de la statistique du Québec (ci-après « ISQ »), par l’entremise de l’Observatoire de la culture et des communications du Québec (ci-après « OCCQ »), a publié en 2006 un État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives. Celui-ci visait à dresser un portrait statistique de la gestion des centres et des services d’archives du Québec et portait principalement sur les archives historiques. Cet état des lieux n’a pas été mis à jour depuis. Or, la profession archivistique a considérablement évolué depuis les dix dernières années et tout l’aspect de la gestion des documents, incluant les documents numériques, demeure peu documenté. Des données statistiques à jour s’avèrent donc essentielles pour permettre notamment aux centres et services d’archives de disposer d’éléments de comparaison afin d’évaluer les résultats atteints et les progrès accomplis, d’identifier les points forts et faibles et ainsi de justifier les améliorations à apporter. Par conséquent, la communauté archivistique a tout intérêt à refaire périodiquement un exercice d’enquête statistique. C’est le projet auquel s’est attelé un groupe de travail issu de la communauté archivistique québécoise. La première phase du projet (2015-2016) consistait en une préenquête ayant pour but d’identifier les données à recueillir sur les centres et services d’archives. Cette préenquête donnera ensuite lieu à une enquête de grande envergure prévue pour la fin de 2016 et le début de 2017, qui permettra de dresser le portrait global des centres et services d’archives du Québec.

Cet article vise à présenter les étapes réalisées dans le cadre de la préenquête. Après une mise en contexte du projet, une revue de la littérature posera les principaux concepts de l’évaluation des activités en gestion des documents et des archives. Le choix d’une définition opérationnelle du concept de « centre et service d’archives » de même que la recension des centres et des services d’archives du Québec correspondant à la définition retenue permettent de déterminer quelle doit être la population à l’étude pour notre projet. L’article fait aussi état du choix des thèmes et des sous-thèmes à aborder pour recueillir des données qui permettront de dresser un portrait global des centres et services d’archives québécois. Enfin, les résultats de la préenquête ainsi que les commentaires des participants seront présentés. Cela nous permettra de conclure par des recommandations pour la seconde phase du projet.

1. Portrait statistique des centres et services d’archives du Québec : contexte du projet

La communauté archivistique est privée de données statistiques depuis 2006, année de la publication de l’État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives par l’OCCQ. L’idée de refaire une enquête statistique a resurgi au sein de la communauté archivistique afin de documenter les programmes et les ressources des centres et des services d’archives du Québec, incluant ceux portant sur la gestion des documents, dont les documents numériques, absents de l’enquête de 2006.

Pour mener à bien ce projet, un groupe de travail a été formé. Celui-ci est composé d’une représentante du Réseau des services d’archives du Québec (Theresa Rowat, Archives des Jésuites du Canada), d’une archiviste chevronnée représentante de la communauté archivistique (Diane Baillargeon, Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal), d’un représentant de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (François David), d’une représentante de l’Association des archivistes du Québec qui est aussi professeure en archivistique à l’Université du Québec à Montréal (Natasha Zwarich), et d’une professeure de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal (Dominique Maurel). En 2016, le groupe de travail s’est adjoint un consultant (Pascal Lemelin) pour l’assister dans ses travaux.

Dès 2013, ce groupe de travail a mené des consultations auprès de représentants de la communauté archivistique du Québec afin d’évaluer son intérêt à disposer de données statistiques sur la gestion des centres et services d’archives. Ces travaux préliminaires ont permis de confirmer l’intérêt de la communauté envers un tel projet, mais aussi l’importance d’élargir la portée de cette enquête aux programmes et aux ressources de gestion intégrée des documents et, surtout, à la gestion des documents numériques. Les représentants de la communauté ont également manifesté leur intérêt à participer à une telle enquête selon une périodicité plus régulière qui ne dépasserait pas cinq ans.

Le groupe de travail présente ici les résultats de la phase 1 du projet Portrait statistique des centres et services d’archives du Québec, subventionné par le Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire (PCPD) de Bibliothèque et Archives Canada. Conduite en 2015-2016, la phase 1 consistait en une préenquête visant à préparer une enquête statistique de grande envergure. La préenquête avait pour but d’identifier les données pertinentes à recueillir sous l’angle de la gestion, des ressources et des programmes de ces organismes, de rédiger une première version du questionnaire d’enquête et de tester ce questionnaire auprès d’un échantillon de centres et services d’archives, afin d’en analyser les résultats obtenus et d’améliorer l’outil de collecte de données. Une seconde subvention du PCPD permettra de mener la phase 2 du projet en 2016-2017, de manière à dresser le portrait global des centres et services d’archives du Québec. Les objectifs de la phase 2 consistent à finaliser l’identification des centres et services d’archives québécois, à apporter les modifications nécessaires au questionnaire d’enquête, à procéder à l’administration du questionnaire auprès des centres et services d’archives identifiés et, enfin, à analyser les résultats et à formuler des recommandations.

Le projet Portrait statistique (phases 1 et 2) prévoit de nombreuses retombées pour la communauté archivistique. En premier lieu, pour les centres et services d’archives ainsi que les archivistes qui y oeuvrent : disposer de données chiffrées sur leur gestion ; permettre une comparaison entre organismes de même catégorie ; utiliser les données chiffrées pour justifier l’obtention de nouvelles ressources (financières, humaines et matérielles) ; améliorer leurs programmes et développer de nouveaux produits et services pour répondre aux besoins évolutifs de leurs clientèles. En second lieu, pour le Réseau des services d’archives du Québec, l’Association des archivistes du Québec, le Conseil canadien des archives, Bibliothèque et Archives nationales du Québec ainsi que Bibliothèque et Archives Canada : disposer de données chiffrées sur la gestion des centres et services d’archives du Québec ; documenter l’évolution de la profession ; dégager les forces et les faiblesses des centres et services d’archives et développer des programmes adaptés aux besoins de ceux-ci.

Au terme de l’ensemble du projet, les données recueillies constitueront un premier jalon vers une stratégie d’amélioration continue des centres et services d’archives. De plus, elles favoriseront l’étude de l’évolution du milieu professionnel archivistique. C’est donc l’ensemble de la communauté archivistique qui y gagnera.

2. L’évaluation de programmes en archivistique

La communauté archivistique s’intéresse depuis plusieurs années à l’évaluation de ses programmes de gestion des documents et des archives. Globalement, l’évaluation et la mise en oeuvre de mécanismes de contrôle visent l’atteinte, de manière efficace et efficiente, des objectifs organisationnels (Moran et al. 2013). Plus précisément, les objectifs visés par la mise en place d’un processus d’évaluation peuvent varier d’un organisme à l’autre, allant de la reddition de compte à l’amélioration des programmes et services, à l’évaluation de la satisfaction de la clientèle, à la comparaison entre organismes de même catégorie ou encore à l’obtention de ressources additionnelles (Behn 2003 ; Dugan et al. 2009 ; Duff et al. 2010). Pour ce faire, des mesures statistiques doivent être colligées par les organismes. Une mesure est une valeur quantifiée qui permet d’évaluer les tendances dans le temps (ISO 2789 2013, 18). Selon Voyer (2008), la mesure est une composante essentielle d’un programme de gestion pour évaluer les retombées des programmes ainsi que les ressources allouées à la gestion de ceux-ci. Les mesures utilisées peuvent être quantitatives ou qualitatives (Brophy 2006 ; Dugan et al. 2009 ; Duff et al. 2010 ; Gainor et Bouthillier 2014).

Le secteur de la bibliothéconomie dispose depuis 2006 de normes statistiques pour évaluer les programmes et services développés au sein de ses organismes (ISO 2789 : 2013 – Information et documentation – Statistiques internationales des bibliothèques) ainsi que d’une norme de collecte de données qualitatives pour les bibliothèques de recherche, LIBQual+ (Cook 2001). Le secteur de la muséologie vient aussi de se doter d’une première norme internationale (ISO 18461 : 2016 – Information et documentation – Statistiques internationales des musées) qui précise les mesures statistiques devant être colligées pour permettre une évaluation adéquate des activités et une comparaison entre les organismes. En ce qui concerne l’archivistique, dès 2004, Grimard constate que :

malgré une longue tradition et une expertise dans l’évaluation de l’information et de la collecte de données sur leurs activités, les archivistes n’ont pas abordé sérieusement l’évaluation de leurs programmes, que ce soit sur le plan théorique ou d’un point de vue méthodologique.

Grimard 2004, 69-70

Néanmoins, diverses initiatives ont récemment vu le jour, visant à définir des mesures statistiques normalisées en archivistique. Parmi celles-ci, soulignons la contribution du projet Archival Metrics qui propose des instruments de collecte de données et d’analyse pour, notamment, évaluer la satisfaction des diverses clientèles des centres et services d’archives (Yakel et Tibbo 2010). Soulignons aussi la récente parution (présentement diffusée pour commentaires) du projet de norme Standardized Statistical Measures and Metrics for Public Services in Archival Repositories and Special Collections Libraries, fruit d’une collaboration entre la Society of American Archivists et l’Association of College and Research Libraries (Society of American Archivists 2016). Notons cependant que ces projets ne portent que sur la gestion des archives historiques.

Par ailleurs, la publication récente ainsi que la mise à jour de normes internationales portant sur la gestion des documents soulignent l’importance de mettre en place un processus systématique d’évaluation des programmes de gestion des documents et des archives. En effet, la nouvelle mouture de la norme ISO 15489 : 2016 – Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes recommande la mise en place d’un processus d’évaluation documenté, effectué sur une base régulière, visant à évaluer les documents, les politiques et procédures, les systèmes et les processus de l’organisation (2016, 21). La norme ISO 30301 : 2011 – Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Exigences propose des critères pour effectuer l’auto-évaluation des programmes et services offerts en gestion des documents (ISO 30301 2011, 20). Mentionnons finalement que pour faciliter l’application de cette norme, la norme ISO 30302 : 2015 – Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Lignes directrices de mise en oeuvre donne de précieuses indications sur ce qui doit être mesuré et sur les méthodes de collecte de données pouvant être utilisées, telles les enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs d’un centre ou service d’archives (ISO 30302 2015, 21). À la lumière de ce survol, il devient important de sensibiliser les centres et les services d’archives du Québec au besoin de colliger des données statistiques normalisées sur leurs ressources et leurs programmes, leur permettant de disposer de mesures comparatives d’évaluation.

Le présent projet contribuera non seulement à dresser un portrait statistique des centres et des services d’archives au Québec, mais il permettra aussi de proposer un instrument de collecte de données validé méthodologiquement. Les données recueillies viendront combler un manque au sein de la communauté archivistique, les dernières données d’envergure datant de l’enquête menée par l’OCCQ en 2006.

3. Méthodologie

La méthodologie utilisée pour ce projet s’inscrit dans une approche quantitative. Le mode de collecte de données retenu est l’enquête statistique descriptive qui permet d’obtenir « une description quantitative ou numérique des tendances, attitudes et opinions d’une population en étudiant un échantillon de cette population » (Cresswell 2014, 155). Le terme « sondage » est souvent employé pour désigner une enquête dont l’instrument de collecte de données est spécifiquement le questionnaire (Blais et Durand 2009). Même si un questionnaire est avant tout un outil permettant de recueillir des données de nature quantitative, il est aussi possible d’y inclure un certain nombre de questions dites « ouvertes » qui permettent aux participants de s’exprimer dans leurs propres mots et, ainsi, de fournir des données de nature plus qualitative.

Pour la préenquête (phase 1 du projet, 2015-2016), un questionnaire auto-administré en ligne (SurveyMonkey) a été distribué à un échantillon de participants. Ce sondage Web avait pour but de tester le questionnaire et de l’améliorer grâce aux commentaires reçus, ainsi que de préciser la méthodologie d’analyse et le format utilisé pour la présentation des résultats. La préenquête permet ainsi d’optimiser le processus de l’enquête qui sera réalisée dans la phase 2 (2016-2017) auprès de l’ensemble des centres et services d’archives du Québec.

Cette section présente la méthodologie élaborée pour permettre la réalisation de la préenquête : a) la définition de la population à l’étude ; b) l’identification de la population à l’étude ; c) les thèmes et les sous-thèmes abordés ; ainsi que d) le questionnaire d’enquête.

3.1. Définition de « centre et service d’archives »

La population ciblée a été établie en définissant d’abord ce qui constitue un centre ou un service d’archives. Afin de dresser un portrait statistique global, la définition retenue se devait d’être précise et inclusive pour regrouper le plus de centres et services d’archives du Québec. Ainsi, pour établir notre définition pour le présent projet, diverses définitions existantes ont été considérées. Dans les travaux de l’OCCQ, les centres et les services d’archives sont définis comme étant des « établissements dont l’activité principale consiste à acquérir, traiter, conserver et diffuser des documents inactifs de valeur permanente (archives historiques) et à gérer des documents actifs et semi-actifs » (OCCQ 2006, 2). Dans la norme ISO 30300 Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d’activité – Principes essentiels et vocabulaire, on désigne un centre ou service d’archives comme étant « un organisme, une agence ou un programme chargé de sélectionner, collecter, conserver et mettre à disposition des archives » (2011, 8). Pour le Réseau des services d’archives du Québec, un centre ou service d’archives est un « organisme ou unité administrative du Québec qui a pour mandat de conserver, de traiter et de rendre accessible des archives historiques » (s.d.). Cependant, ces définitions nous apparaissaient trop restrictives, notamment par leur portée. Rappelons que l’objectif de ce projet est d’inclure à la fois les centres d’archives dont la mission première est la gestion des archives historiques ainsi que les services d’archives qui agissent en soutien dans des organisations où la gestion des documents et des archives est une activité secondaire. Au terme de notre analyse, nous avons énoncé notre propre définition opérationnelle. Ainsi, la définition retenue pour nos travaux est la suivante :

Établissement, organisme ou unité administrative d’un établissement ou d’un organisme dont le mandat ou une partie du mandat est d’acquérir, d’organiser, de traiter, de préserver et de rendre accessibles les archives institutionnelles ou non institutionnelles et de mettre en place les systèmes permettant d’assurer la production et la conservation de documents numériques ou analogiques durant tout leur cycle de vie, c’est-à-dire depuis leur création ou réception, jusqu’à leur disposition finale, soit leur élimination, leur versement à une autre entité ou leur conservation permanente, le tout conformément aux lois et conventions applicables.

3.2. Identification des centres et des services d’archives, de l’échantillon et des secteurs d’activité visés

À partir de la définition de « centre et service d’archives » retenue, les étapes suivantes ont consisté à identifier la population à rejoindre ainsi qu’à constituer un échantillon pour les besoins de la préenquête. Ces étapes sont expliquées ci-dessous.

Dans un premier temps, une population préliminaire constituée de 404 organismes a été recensée à partir de diverses sources : la liste des centres et services d’archives ayant fait une demande de financement à Bibliothèque et Archives nationales du Québec, la liste des membres de l’Association des archivistes du Québec et celle du Réseau des services d’archives du Québec. Ces sources étaient immédiatement accessibles considérant la durée de réalisation de la phase 1 du projet. Il était en effet impossible, à ce moment, de faire une recherche exhaustive dans tous les organismes québécois pour vérifier s’ils disposaient d’un service de gestion des documents et des archives, ou à tout le moins de personnes responsables d’une telle gestion. La phase 2 du projet (2016-2017) prévoit une exploration exhaustive afin de dresser un portrait complet des centres et services d’archives québécois. Cela nous permettra de mieux déterminer quelle est la population visée pour notre étude et ainsi assurer une meilleure représentativité des résultats obtenus. Le recrutement des participants se fera à partir de cette recension.

Le Tableau 1 présente le nombre d’organismes recensés pour la phase 1 du projet, ainsi que leur répartition selon leur secteur d’activité. La typologie des secteurs d’activité utilisée dans ce projet est basée sur le système de classification des activités de la culture et des communications du Québec, développé en 2003 par l’OCCQ. Ce choix permet donc de conserver la même logique classificatoire que celle utilisée par l’OCCQ dans son État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives (2006).

Le tableau 1 permet de constater la faible représentation des centres et des services d’archives du secteur de la santé et des services sociaux (3 %) alors que ce sont les secteurs « culture et société » (31 %) et « gouvernemental et secteur municipal » (26 %) qui regroupent la plus grande part des centres et des services d’archives recensés.

Tableau 1

Population des centres et services d’archives recensés selon le secteur d’activité

Population des centres et services d’archives recensés selon le secteur d’activité
Sources : Association des archivistes du Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Réseau des services d’archives du Québec, Observatoire de la culture et des communications – Institut de la statistique du Québec

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Des efforts supplémentaires doivent donc être consentis pour identifier le nombre exact d’organisations issues du secteur de la santé et des services sociaux afin d’augmenter la validité des analyses provenant de ce secteur. Il convient également de s’assurer d’avoir une couverture géographique étendue afin que chacune des régions administratives québécoises soit représentée dans les résultats de l’enquête. Par ailleurs, puisqu’ils sont considérés comme étant d’un secteur qui leur est propre et qu’ils seront analysés séparément, il sera important de répertorier et d’inclure l’ensemble des organismes de représentation québécois liés aux activités archivistiques.

Un examen attentif de la liste des centres et services d’archives recensés a aussi permis de constater le faible nombre de centres et services d’archives anglophones ainsi que des centres et services d’archives de communautés autochtones et ethnoculturelles. Dans un souci de représentativité, la présence de tels centres et services devrait être accrue dans la population sondée par l’enquête d’envergure. Certains de ces centres et services d’archives peuvent ne pas être officiellement reconnus comme tels, d’où la difficulté à les repérer. Ce souci de représentativité la plus exacte possible des différentes catégories de centres et services d’archives du Québec constitue l’un des objectifs de la phase 2 (2016-2017) du projet.

Finalement, force est de constater que les grands secteurs d’activité sont très englobants et peuvent regrouper des organismes dont les caractéristiques et le mandat sont parfois bien différents. Par exemple, le secteur de l’enseignement et de la recherche regroupe à la fois les commissions scolaires et les universités, soit deux types d’organismes aux mandats distincts. Il conviendrait alors de subdiviser ces grands secteurs en sous-secteurs afin d’assurer une meilleure comparabilité.

Afin de tester le questionnaire, de confirmer sa validité et de le bonifier en prévision de l’enquête de grande envergure de la phase 2 du projet (2016-2017), un échantillon de 30 participants a été sélectionné parmi des collaborateurs des membres du groupe de travail. Cet échantillon se veut représentatif de la population à sonder puisque l’ensemble des secteurs d’activité, y compris le secteur des organismes de représentation, sont représentés (Tableau 2).

Tableau 2

Composition de l’échantillon sondé par la préenquête selon le secteur institutionnel d’activité

Composition de l’échantillon sondé par la préenquête selon le secteur institutionnel d’activité

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Dans le tableau 2, la somme du nombre de personnes selon le secteur d’activité excède le total puisque certaines personnes oeuvrent dans plus d’un organisme classé dans des secteurs différents.

3.3. Identification des thèmes et sous-thèmes abordés dans le questionnaire de préenquête

Les thèmes et sous-thèmes abordés par la préenquête visent à dresser un portrait le plus fidèle possible des activités des centres et services d’archives. Ils ont servi de fil conducteur pour la rédaction des questions à inclure dans le questionnaire distribué aux participants constituant l’échantillon.

Les thèmes abordés dans la préenquête sont en partie inspirés des travaux de l’OCCQ afin de permettre une certaine comparaison avec l’étude publiée en 2006. Cependant, certains thèmes ont été approfondis alors que d’autres ont été ajoutés. C’est le cas de la gestion des documents numériques, à la suite des recommandations émises par les participants d’une consultation organisée en 2013 par le groupe de travail sur l’enquête sur les archives. Le présent projet aspire ainsi à refléter plus fidèlement la réalité des centres et des services d’archives du Québec, augmentant la pertinence des résultats à des fins comparatives.

Six thèmes principaux ont été retenus. Le premier vise à identifier le centre ou service d’archives, ainsi qu’à dresser un portrait global de son secteur d’activité et de sa structure organisationnelle. Le deuxième thème porte sur les fonctions administratives du centre ou service d’archives, soit les ressources humaines, financières et matérielles. Le troisième thème définit l’état de la collection du centre ou service d’archives. Le quatrième thème regroupe les informations sur les activités de gestion documentaire de l’organisme alors que le cinquième thème détaille les activités de gestion des archives historiques. Finalement, le sixième thème, propre aux organismes de représentation, permet de mettre en lumière leur mandat et leur mode de fonctionnement respectif.

3.3.1. Premier thème : Portrait général de l’organisme

Détaillé au tableau 3, le premier thème permet de tracer une première esquisse de l’organisme sondé en identifiant notamment son type d’organisation et son secteur d’activité. Ce thème permet également de classifier le service d’archives selon la catégorisation des types de services établie par l’OCCQ (2003).

Tableau 3

Portrait général de l’organisme

Portrait général de l’organisme

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3.3.2. Deuxième thème : Administration

Le deuxième thème, présenté dans le tableau 4, porte sur l’administration du centre ou du service d’archives, notamment sa structure de gouvernance organisationnelle et ses ressources humaines, financières et matérielles. Le sous-thème des ressources humaines détaille entre autres les caractéristiques professionnelles ainsi que les niveaux d’emploi et de diplomation du personnel y oeuvrant. Le sous-thème des ressources financières permet de tracer son portrait financier en ce qui a trait à ses revenus et dépenses. Le sous-thème des ressources matérielles permet quant à lui de donner des détails sur l’équipement informatique dont le centre ou le service d’archives dispose. Le dernier sous-thème abordé par cette section réfère aux abonnés, membres ou amis du centre ou service d’archives.

Tableau 4

Administration

Administration

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3.3.3. Troisième thème : État de la collection

Le troisième thème (Tableau 5) vise à dresser un portrait général de la collection, soit l’ensemble des documents et des archives détenus par le centre ou service d’archives : la quantité de documents conservés selon leur type, leur provenance (interne versus externe, et archives publiques versus privées), ainsi que les logiciels spécialisés en gestion des documents et des archives.

Tableau 5

État de la collection

État de la collection

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3.3.4. Quatrième thème : Gestion documentaire

Le thème du tableau 6 porte sur la gestion documentaire, c’est-à-dire la gestion des documents actifs et semi-actifs (aussi appelés archives courantes et intermédiaires). Ce thème permet de connaître les mesures mises en place par l’organisation pour assurer la gestion et la conservation, de même que l’accès et la diffusion des documents sous sa responsabilité. Plus précisément, cette section du questionnaire a pour but d’obtenir des informations sur les outils et les technologies dont dispose le centre ou le service d’archives pour réaliser son mandat, mais également sur les méthodes de travail utilisées. Elle vise à fournir des données statistiques sur la gestion des documents, et surtout sur la gestion des documents numériques, données qui demeurent jusqu’à maintenant absentes de la littérature scientifique et professionnelle.

Tableau 6

Gestion documentaire

Gestion documentaire

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3.3.5. Cinquième thème : Gestion des archives définitives

Le thème présenté au tableau 7 permet de documenter la gestion des archives historiques (aussi appelées archives définitives) de l’organisme afin d’en connaître le volume et le contenu, mais également les méthodes utilisées pour leur traitement. Un sous-thème propre aux acquisitions porte sur la politique d’acquisition du centre ou du service, de même que sur la description des acquisitions du dernier exercice financier : le volume, la provenance, les types de documents, le format et le taux de conservation à la suite du premier tri. Ce thème aborde également les éléments relatifs à la recherche dans les fonds, tels les lieux de recherche, les technologies disponibles et utilisées, ainsi que les caractéristiques des chercheurs et des recherches effectuées. Un autre sous-thème porte sur les activités de diffusion et de promotion du centre ou du service selon son type d’activité et son rayonnement. Un dernier sous-thème s’attarde aux lieux de conservation des archives : leurs caractéristiques et le volume d’archives entreposées.

Tableau 7

Gestion des archives définitives

Gestion des archives définitives

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3.3.6. Sixième thème : Organismes de représentation

Le dernier thème, détaillé dans le tableau 8, porte sur les organismes de représentation à savoir :

les organismes dont l’activité principale est de représenter des individus, des organisations ou des entreprises […], ces organismes fédérateurs ayant généralement pour mandat de défendre les intérêts de leurs membres ou d’un sous-secteur donné

OCCQ 2003, 23

Dans le cas de la présente étude, les organismes de représentation sondés sont principalement des associations professionnelles. À titre d’exemples, mentionnons le Réseau des services d’archives du Québec et l’Association des archivistes du Québec. Ce thème permet de recueillir des données sur les caractéristiques de l’organisme et son mandat, mais également sur ses ressources humaines, financières et matérielles.

Tableau 8

Organismes de représentation

Organismes de représentation

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Les six thèmes retenus ont semblé adéquats aux membres du groupe de travail pour dresser un portrait réaliste des centres et des services d’archives du Québec. La préenquête qui faisait l’objet de la phase 1 (2015-2016) du projet visait à vérifier non seulement la pertinence de ces thèmes et de leurs sous-thèmes auprès d’un échantillon de participants, mais également la pertinence des questions posées et la clarté de leur formulation.

3.4. Questionnaire de la préenquête

Le questionnaire constitue l’instrument de collecte de données privilégié lors des sondages (Blais et Durand 2009). La présente section présente les caractéristiques du questionnaire bâti aux fins de la préenquête.

Le questionnaire élaboré selon les thèmes précédemment présentés comptait 235 questions. Vu l’ampleur du questionnaire global, celui-ci fut scindé en sept questionnaires distincts :

  • Questionnaire 1 – Portrait général : 28 questions

  • Questionnaire 2 – Administration : 29 questions

  • Questionnaire 3 – État de la collection : 6 questions

  • Questionnaire 4 – Gestion documentaire : 40 questions

  • Questionnaire 5 – Gestion des archives définitives : 100 questions

  • Questionnaire 6 – Organismes de représentation : 29 questions

  • Questionnaire 7 – Commentaires : 3 questions

Dans le but d’améliorer le questionnaire en vue de l’enquête de grande envergure qui sera effectuée en 2016-2017, une section additionnelle permettant aux participants de formuler des commentaires avait été ajoutée. Compte tenu du temps imparti, les participants ont disposé de 10 jours pour répondre au questionnaire et avaient reçu des directives minimales pour en faciliter la complétion. Pour l’enquête de 2016-2017, le questionnaire sera accompagné d’un guide pour les participants qui précisera les questions et détaillera les différentes options de réponses possibles.

4. Premiers constats

Cette section présente les résultats sommaires les plus pertinents. Pour chacun des thèmes abordés, nous faisons état du nombre de réponses obtenues, de la qualité de ces réponses et des commentaires émis par les participants. Notons que compte tenu des objectifs visés par la préenquête et le nombre limité de réponses obtenues, il n’a pas été jugé pertinent de faire une analyse quantitative exhaustive des résultats. Cette section présente plutôt une analyse de la qualité du questionnaire à partir des réponses et des commentaires des participants.

4.1. Taux de réponse

Globalement, le tableau 9 permet de constater que seulement douze participants de l’échantillon de départ ont répondu aux différents questionnaires composant la préenquête. Sur la douzaine de secteurs identifiés précédemment, nous avons obtenu les réponses de participants provenant de huit secteurs distincts. Leur précieuse collaboration a permis de valider la méthode de collecte de données, le fonctionnement du questionnaire en ligne ainsi que le type et le niveau de précision des questions. De plus, plusieurs ont rédigé des commentaires, ce qui facilitera grandement l’amélioration du questionnaire de l’enquête prévue pour 2016-2017.

Tableau 9

Participants selon le secteur d’activité

Participants selon le secteur d’activité

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Dans le tableau 9, la somme du nombre de personnes selon le secteur d’activité excède le total puisque certaines personnes oeuvrent dans plus d’un organisme classé dans des secteurs différents. Précisons que pour cette préenquête, nous avons douze participants pour représenter huit secteurs d’activité. Ainsi, les résultats sommaires sont présentés selon le nombre de participants (n=12) et non selon le nombre de secteurs représentés.

4.2. Questionnaire 1 – Portrait général de l’organisme

Le premier questionnaire de la préenquête portait sur l’identification des participants et de leur organisation. Les douze membres de notre échantillon y ont répondu et la qualité des réponses obtenues est satisfaisante, ce qui démontre la qualité d’ensemble du questionnaire. Néanmoins, certaines améliorations sont recommandées pour plus de précision.

Ainsi, pour le premier sous-thème portant sur l’identification du participant, il conviendrait d’ajouter un champ permettant l’identification du centre ou service d’archives ainsi que son unité de rattachement, le cas échéant. Il conviendrait aussi de préciser, dans un guide à l’intention des participants, la nomenclature hiérarchique institutionnelle utilisée pour l’ensemble des questionnaires (par exemple, de la plus grande structure à la plus petite : organisation, division, puis centre ou service), car des commentaires ont été formulés à cet effet par deux participants.

Pour le sous-thème traitant du portrait de l’organisation, à la question sur la classification de l’organisation selon le Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN), certains participants n’ont pas fourni le code à six chiffres tel que spécifié dans la question, mais plutôt un code d’une catégorie hiérarchique supérieure. Cela peut s’expliquer par le fait qu’il est laborieux de chercher et de déterminer le code correspondant à la classification de leur organisation puisque les participants doivent accéder à plusieurs niveaux avant d’atteindre le niveau demandé. Il conviendra de bien préciser la réponse attendue dans un guide accompagnant le questionnaire et de formater le champ de réponse dans l’outil d’administration du questionnaire pour obtenir une réponse contenant six caractères numériques.

4.3. Questionnaire 2 – Administration

Le questionnaire portant sur les aspects administratifs, soit la gouvernance et les ressources financières, humaines et matérielles du centre ou service d’archives, a été rempli par l’ensemble des douze participants. Globalement, la qualité de ce questionnaire est satisfaisante, mais la section concernant les ressources financières se doit d’être modifiée pour la tenue de l’enquête de grande envergure.

En effet, le taux de réponse sur les ressources financières est légèrement supérieur à 50 % (sept participants sur douze). Ce faible taux de réponse peut s’expliquer en partie par le fait que le temps requis pour colliger les données nécessaires permettant de répondre aux questions est important, et que certains participants ne pouvaient tout simplement pas investir ce temps compte tenu des délais serrés. Également, des participants nous ont signalé que leur centre ou service d’archives étant intégré dans une unité administrative de leur organisation, soit ils ne disposent pas d’un budget qui leur est propre, soit leur organisation assume plusieurs dépenses. Par conséquent, ils n’ont pas été en mesure de compléter cette section. Il n’en demeure pas moins que cette section du questionnaire est très exhaustive et qu’elle demanderait à être simplifiée, comme l’ont d’ailleurs suggéré plusieurs participants.

Les réponses fournies pour les autres sections, notamment celles concernant les ressources humaines et les ressources matérielles, sont complètes et les données semblent valides.

Un participant a exprimé le souhait d’avoir une vue d’ensemble des éléments du questionnaire avant de le commencer, ce qui permettrait de colliger l’ensemble des informations nécessaires pour répondre au questionnaire avant de débuter. Cette vue d’ensemble sera intégrée au guide d’accompagnement pour l’enquête de 2016-2017.

4.4. Questionnaire 3 – État de la collection

Le questionnaire portant sur l’état de la collection du centre ou du service d’archives a été complété par l’ensemble des participants (douze réponses).

Pour le sous-thème traitant de la quantité de documents conservés selon le type, le taux de réponse est excellent (onze sur douze), mais la précision des réponses est variable. En effet, dans certains cas, les réponses fournies sont des estimations (par exemple : « environ… », « 25+ », « plusieurs centaines d’images microfilmées ») ou encore des quantités arrondies (par exemple : « 10 km linéaires »).

Nous avons également constaté que les unités de mesure suggérées dans les questions n’ont parfois pas été respectées par les participants. Certains ont répondu en kilomètres linéaires plutôt qu’en mètres linéaires, en téraoctets plutôt qu’en giga-octets, en nombre de CD plutôt qu’en nombre d’heures d’enregistrement, etc. Également, les participants ont émis des commentaires indiquant que certaines unités de mesure ne s’appliquaient pas aux unités utilisées dans leur centre ou service d’archives. Par exemple, dans le cas des enregistrements sonores, pour lesquels était demandée une quantité en nombre d’heures, certains ont plutôt suggéré de modifier l’unité en nombre de pièces.

Ces réponses nous renseignent sur la variété des unités de mesure qui existent dans les centres et services d’archives. Elles nous indiquent que nous devrons adapter le questionnaire en fonction de cette réalité pour disposer de statistiques qui puissent être comparées. De plus, un guide d’accompagnement du participant s’avérera utile pour expliquer précisément le type de réponses attendues.

4.5. Questionnaire 4 – Gestion documentaire

Ce quatrième questionnaire concernant la gestion documentaire a été rempli par douze participants. Alors que les questions relatives à certains sous-thèmes ont semblé claires aux participants et ont conséquemment fourni des réponses de bonne qualité, d’autres se sont avérées problématiques.

Les sous-thèmes pour lesquels les questions ont entraîné des réponses de qualité et pour lesquels aucun commentaire particulier n’a été émis portent sur la gouvernance, la gestion des documents essentiels, l’accès et la protection des renseignements personnels, les technologies, l’infonuagique, les copies de sauvegarde, la numérisation et les lieux de conservation. Notons qu’aucun centre ou service d’archives n’a recours à des prestations de services électroniques pour le stockage des données, ce qui n’a engendré aucune réponse aux questions concernant les quantités de documents stockés. De plus, un seul participant fait usage de services de conservation externes à son organisation et a pu fournir des réponses détaillées aux questions à ce propos. Ces particularités ont rendu difficile, voire impossible, l’évaluation de la qualité de ces deux questions.

Comme ce fut le cas pour le thème portant sur l’état de la collection, certaines sections de ce questionnaire ont donné lieu à des réponses qui semblent être des estimations ou des données arrondies, notamment les questions sur les ressources humaines et sur le temps consacré à la formation aux usagers et au soutien aux unités.

Ce sont les sections sur l’élimination, le transfert de documents au semi-actif et le versement de documents à l’inactif qui ont entraîné le plus de commentaires de la part des participants. Plusieurs ont affirmé que le format des questions – où il était demandé d’inscrire le nombre de documents au moyen d’un menu déroulant de valeurs numériques – était incompatible avec leur réalité. Les participants ont plutôt souhaité avoir un champ textuel pour inscrire eux-mêmes les valeurs ou encore utiliser une unité de mesure différente, comme le nombre de boîtes plutôt que le nombre de documents. Également, certains participants ont jugé impossible de répondre aux questions concernant la quantité de documents éliminés, transférés au semi-actif ou versés à l’inactif depuis le début de l’existence du centre ou service d’archives, puisque cette période correspond parfois à plusieurs décennies. Il conviendrait donc de modifier les questions relatives à ces thèmes en tenant compte de cette réalité. Toutefois, dans un souci de normalisation et afin d’obtenir des données comparatives d’un organisme à l’autre, les types de mesures demandées devront être les mêmes pour tous les participants.

4.6. Questionnaire 5 – Gestion des archives définitives

Le cinquième questionnaire sur la gestion des archives historiques a été commencé par douze participants mais complété par dix seulement. Dans la section du questionnaire relative au sous-thème des acquisitions, nous constatons que, dans l’ensemble, les questions semblent précises et ont été bien comprises : la qualité des réponses, notamment en ce qui a trait à la quantité de documents acquis selon le type, est bonne (seulement un participant a inscrit des estimations). Par contre, une fois de plus, on constate que certaines unités de mesure devraient être modifiées. Certaines questions de cette section mériteraient d’être revues puisqu’elles n’ont entraîné qu’un faible taux de réponse. L’une de ces questions porte sur la quantification des acquisitions du centre ou service d’archives au cours du dernier exercice selon le format (physique ou technologique) : le taux de réponse est faible (quatre réponses seulement) et les réponses sont variables. Également, la question sur la proportion, en pourcentage, des archives indisponibles à la consultation n’a obtenu que cinq réponses, alors que onze participants ont par ailleurs indiqué qu’une partie de leur collection n’est pas disponible à la consultation. Remarquons que se pose encore le problème de l’indication des unités de mesure.

Même si les questions portant sur la recherche dans les fonds d’archives et sur les chercheurs sont dans l’ensemble pertinentes et que la qualité des réponses est bonne, certaines questions pourraient être modifiées ou retranchées afin d’alléger le questionnaire. On pense notamment aux questions sur la superficie des locaux d’entreposage et de recherche. Il serait plus pertinent de ne conserver que les données sur le nombre de places disponibles dans les locaux de recherche ainsi que le nombre de locaux consacrés à l’entreposage. Le faible nombre de réponses (trois réponses sur dix participants) aux questions concernant le nombre de chercheurs selon sa profession et selon sa classe d’âge semble indiquer que peu d’organisations colligent ce type d’informations. Par conséquent, la pertinence de ces questions est à évaluer. Finalement, seulement un participant a fourni des données sur les recherches effectuées dans les archives par l’entremise du Web. Les autres participants, pour qui cette situation s’applique également, ont mentionné ne pas connaître ce nombre.

Il conviendrait également d’évaluer la pertinence du sous-thème sur les prêts de documents, car on constate que, même si la plupart des centres et services d’archives sont en mesure d’effectuer des prêts, peu en font.

La section du questionnaire sur les activités de promotion et de diffusion a entraîné les constats suivants. Alors que la majorité des centres et services d’archives affirme réaliser des activités de promotion et de diffusion, nous n’avons obtenu que trois réponses sur dix participants à la question demandant de quantifier le nombre d’activités réalisées et le nombre de participants selon le type d’activités. Cette section nous permet également de constater que la majorité des organismes ne fait pas de publications (bulletins, articles ou autres) liées à la promotion ou à la diffusion. Toutefois, ceux qui en font ont pu fournir des chiffres sur le nombre de publications réalisées selon le type ainsi que le tirage. Les questions sur le site Web et la présence sur les réseaux sociaux ont eu un bon taux de réponse. En ce qui concerne particulièrement les réseaux sociaux, on constate que les participants sont en mesure d’indiquer le nombre d’abonnés, mais pas le nombre de mises à jour du contenu. Cet élément pourrait donc être retiré du questionnaire.

Ce questionnaire nous a permis de constater que les questions concernant une quantité ou une proportion dont les choix de réponses sont des classes de valeur (par exemple : « de 0 à 25 % », « de 26 à 50 % », etc.) fonctionnent très bien et entraînent un fort taux de réponse. De telles données, malgré leur caractère approximatif, pourraient parfaitement être utilisées dans le cadre d’une analyse de données quantitatives. Il serait donc approprié de voir si ce format de réponses pourrait être utilisé pour d’autres questions.

4.7 Questionnaire 6 – Organismes de représentation

Pour cette préenquête, l’échantillon des participants ne comprenait qu’une seule personne membre d’un organisme de représentation. Malgré cela et parce que le questionnaire pour ce thème ne présente aucune complexité, les réponses obtenues attestent de la qualité des questions qui pourront être utilisées, avec quelques modifications mineures, dans l’enquête qui sera réalisée en 2016-2017.

Discussion et conclusion

Les travaux menés dans le cadre de la phase 1 du projet sur le Portrait statistique des centres et services d’archives du Québec ont été très fructueux. Ils ont permis de se prononcer sur une définition opérationnelle de « centre et service d’archives », définition essentielle pour mieux déterminer quelle doit être la population à sonder et identifier un échantillon de participants aptes à tester le questionnaire de préenquête. Les travaux ont aussi permis d’identifier les thèmes et les sous-thèmes à aborder dans l’enquête ainsi que de rédiger les questions permettant de répondre aux objectifs de recherche (recueillir des données sur la gestion, les ressources et les programmes des centres et services d’archives québécois). Les réponses obtenues ont été analysées du point de vue de leur qualité. Les commentaires des participants ont servi à parfaire le questionnaire en vue de l’enquête formelle. Tous les objectifs de la phase 1 ont ainsi été atteints.

Certains constats peuvent être formulés au terme de la préenquête. Il importe de préciser que les résultats obtenus sont globalement satisfaisants et permettront d’améliorer le questionnaire afin de recueillir des données de qualité lors de l’enquête de grande envergure, prévue en 2016-2017 (phase 2 du projet). Globalement, le questionnaire est de bonne qualité et est, dans son ensemble, bien compris par les participants. Certaines modifications sont toutefois à apporter à la suite de cette phase de test. Premièrement, les questions sur l’élimination, le transfert de documents au semi-actif et le versement de documents à l’inactif, dans la section de la gestion documentaire, doivent impérativement être revues. Deuxièmement, les sections sur les ressources financières dans le thème portant sur l’administration des centres et services d’archives, et dans celui portant sur les organismes de représentation, doivent être simplifiées pour améliorer le taux de réponse et la qualité des données. Il conviendra de déterminer des unités de mesure appropriées et de mettre l’accent sur le respect de celles-ci au moment d’inscrire les réponses. En effet, les résultats obtenus ont permis de constater l’absence d’uniformité dans les pratiques de collecte de données et les unités de mesure utilisées par les centres et services d’archives. Troisièmement, il conviendra de repenser le nombre de questions dans chacun des sous-thèmes du questionnaire, afin d’alléger le temps de réponse et d’obtenir un taux de participation qui soit pleinement représentatif de la réalité des centres et services d’archives québécois. Finalement, la rédaction d’un guide d’accompagnement pour les participants s’impose afin de préciser le type de réponses attendues et dans certains cas, le choix des unités de mesure proposées. Ce guide pourrait également inclure une vue d’ensemble de chacune des sections du questionnaire ainsi que des informations nécessaires pour y répondre.

Avant de finaliser le questionnaire de l’enquête de grande envergure, il conviendrait de valider certains des commentaires formulés par les participants de la préenquête. Cela pourrait se faire à l’occasion d’un groupe de discussion. Il serait également approprié de refaire cet exercice de validation avec le questionnaire bonifié (et l’ajout du guide d’accompagnement), avec un nouvel échantillon de participants, pour valider le bien-fondé des modifications apportées. Ces étapes de prétest sont essentielles pour disposer de thèmes et de sous-thèmes pertinents, de même que de questions claires qui ne créent aucune confusion et qui permettent d’obtenir les données souhaitées. Ces prétests visent également à vérifier que les données obtenues permettent de répondre aux objectifs de recherche, à s’assurer de la validité des résultats obtenus et, ainsi, de la qualité d’ensemble de l’enquête.

Le groupe de travail est heureux de pouvoir compter sur une seconde subvention du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire de Bibliothèque et Archives Canada, afin de mener à bien la phase 2 du projet en 2016-2017. Cette subvention permettra de finaliser l’identification des centres et des services d’archives à rejoindre, d’apporter les modifications nécessaires au questionnaire d’enquête, de procéder à l’administration du questionnaire auprès des centres et services d’archives identifiés, d’analyser les résultats et de formuler des recommandations auprès de la communauté archivistique.

Il nous apparaît pertinent de refaire une telle enquête sur une base périodique, afin que les centres et services d’archives disposent de données statistiques comparatives. Ce faisant, ils pourront mieux peaufiner la stratégie d’amélioration continue de leurs ressources et des services offerts à leur clientèle. Enfin, dans une perspective élargie, l’administration du questionnaire d’enquête dans les provinces et territoires canadiens, dans les deux langues officielles, permettrait à l’ensemble de la communauté archivistique canadienne de bénéficier de données comparatives essentielles en matière de gestion et de stratégie.

Parties annexes