ROBERGE, M. (2016). La gestion intégrée des documents d’activité (GID) technologiques et en format papier. Québec, Québec : Éditions Michel Roberge, 400 pages

Michel Roberge est spécialiste en gestion intégrée des documents (GID) et fondateur de l’entreprise GESTAR Experts en gouvernance documentaire, située à Québec. Fort de son expérience, il a enseigné dans plusieurs universités au Canada et à l’étranger. Il consacre une grande partie de sa carrière à la recherche et à la publication de manuels professionnels en archivistique intégrée. Son manuel La gestion intégrée des documents d’activité (GID) technologiques et en format papier est une version à jour d’une ancienne publication traitant du même sujet. D’entrée de jeu, l’auteur fait une description de l’environnement d’un système de gestion intégrée des documents d’activité (technologiques et analogiques). Une attention particulière a été accordée aux caractéristiques des organisations publiques et privées dans lesquelles ces documents d’activité sont produits et reçus. Roberge identifie les ressources à gérer, en prenant le soin d’en indiquer les formats, les supports documentaires et ceux de conservation. Il met l’accent sur le cadre légal et réglementaire en matière de GID. Il expose, tant au niveau fédéral qu’au niveau provincial, les dispositions des lois régissant le champ de la gestion des documents d’activité. Pour conclure la première partie de ce manuel, l’auteur dresse un portrait des métiers de GID, en identifiant les types d’intervenants, les programmes de formation ainsi que les associations professionnelles locales et internationales en archivistique. La deuxième partie accorde une place au concept de la GID. Celui-ci est positionné dans le champ de l’archivistique par rapport à la gestion électronique des documents (GED). Ensuite, le système de GID est défini en tant que produit d’interactions entre un ensemble de composantes, à savoir : le schéma de classification, le calendrier de conservation, le thésaurus, les documents normatifs et la solution logicielle. Les fonctions documentaires d’un tel système sont nuancées, et ce, aux divers âges du cycle de vie des documents. Les exigences techniques et légales relatives au transfert et à la migration des supports documentaires sont énumérées vers la fin de ce chapitre. La troisième partie présente d’emblée la gestion d’un projet d’implantation d’un système de GID. L’auteur aborde cet aspect de gestion sous deux angles : (1) la mise en place d’un nouveau système, et (2) le remplacement d’un système existant. Chacun des deux cas de figure dicte l’adoption d’une approche de gestion distincte. Dans la quatrième partie, Roberge nuance un ensemble de facteurs de succès d’un projet de mise en place d’un système de GID. Ces facteurs sont d’ordre directorial et technique. Le premier type réfère à la nécessité de définir clairement les objectifs du projet et à l’importance de sa planification. En outre, il est crucial d’opter pour une démarche de gestion appropriée selon la situation. Les intervenants dans les projets de GID, dont les archivistes, les gestionnaires et la haute direction, doivent s’engager afin de veiller à la réalisation effective de ces projets. Le deuxième type de facteurs a trait aux caractéristiques techniques et fonctionnelles du système de GID. Les composantes de celui-ci, à savoir entre autres les outils de gestion documentaire et la solution logicielle, doivent être performantes et conformes aux exigences archivistiques et réglementaires en vigueur. En outre, le système doit comporter des mesures techniques visant à assurer la pérennité de la conservation des documents d’activité. Ce manuel se veut le fruit d’une riche expérience en GID, une pratique archivistique québécoise par excellence. Roberge a choisi de transférer, dans un style convivial et simple, un ensemble d’astuces qu’il a pu acquérir tout au long de sa carrière professionnelle. Ces conseils sont présentés dans une logique de déroulement d’un projet de GID, depuis l’analyse des besoins, en passant par l’élaboration de la politique organisationnelle, …