Bibliothèque et Archives nationales du Québec et les archives notariales du xxe siècle : le versement systématique et les nouvelles règles d’accès

Les lecteurs de la Revue d’histoire de l’Amérique française le savent depuis longtemps : les archives notariales sont d’une richesse inouïe pour la poursuite de recherches en tout genre et la pertinence de les rendre plus facilement accessibles est indiscutable. À compter des années 1970 et jusqu’à la fin des années 1980, le dépôt aux Archives nationales du Québec (fusionnées à la Bibliothèque nationale du Québec en 2006 pour devenir Bibliothèque et Archives nationales du Québec ou BAnQ) de la plupart des greffes de notaires ayant terminé leur pratique avant 1915 a grandement facilité l’accès à ces documents. En plus de les rendre accessibles dans ses centres d’archives, BAnQ a toujours assuré leur conservation, en plus d’en favoriser une large diffusion. À la suite de l’adoption de la Loi sur les archives, qui oblige les organismes publics à se doter de règles de conservation pour leurs documents, BAnQ ne pouvait plus recevoir d’archives notariales, en vertu de l’entente de dépôt conclue auparavant avec le ministère de la Justice. L’acquisition de greffes de notaires se terminant après 1915, tant souhaitée par de nombreux chercheurs, devait donc être régularisée par l’élaboration, l’approbation et l’inclusion d’une règle de conservation pour ces archives dans le calendrier de conservation de la Cour supérieure du Québec. En effet, la Loi sur le notariat prévoit que les greffes déposés auprès des protonotaires dans les chefs-lieux des districts judiciaires fassent partie des archives de ce tribunal. Préoccupé par l’élaboration et la mise en application du calendrier de conservation des documents opérationnels des tribunaux judiciaires, le ministère de la Justice a jusqu’à tout récemment différé l’élaboration d’une règle de conservation pour les greffes de notaires du xx^e siècle. Après analyse et discussions, une règle a été approuvée en janvier 2007 et intégrée au calendrier de la Cour supérieure du Québec. Selon cette règle, les palais de justice pourront à l’avenir verser le greffe d’un notaire à BAnQ 50 ans après la date de la rédaction de sa minute la plus récente. Parallèlement à l’élaboration de cette règle de conservation, le ministère de la Justice a participé avec la Chambre des notaires du Québec à la rédaction d’un processus plus détaillé de dépôt des greffes dans les palais de justice par les notaires, par leurs héritiers ou par leurs cessionnaires. Lors de discussions sur ce processus, les représentants de la Chambre des notaires ont fourni des précisions au ministère de la Justice et, ultérieurement, à BAnQ quant aux subtilités inhérentes au secret professionnel liant les notaires et leurs clients. Ces précisions découlent de l’évolution de la doctrine et de la jurisprudence. En effet, si l’article 54 de la Loi sur le notariat rend explicite la nécessité de restreindre l’accès aux testaments des personnes vivantes, la portée spécifique du secret professionnel mentionné dans l’article 14.1 en ce qui concerne d’autres types d’actes notariés est moins évidente à première vue. Diverses dispositions des chartes québécoise et canadienne des droits et libertés, du Code des professions et du Code de déontologie des notaires ainsi que plusieurs arrêts de la Cour supérieure du Québec ont permis de clarifier la portée du secret professionnel. Il appert que tous les actes non publiés aux bureaux de la publicité des droits – jadis les bureaux d’enregistrement – sont considérés par les tribunaux comme des actes privés et par conséquent visés par le secret professionnel. Qui plus est, la jurisprudence étend la notion de secret professionnel aux répertoires et aux index produits par les notaires. Les représentants du ministère de la Justice et de la Chambre des notaires ont informé leurs vis-à-vis à BAnQ de cette …