FR :

L’auteur résume les réalisations du Service des Archives de l’Université de Montréal depuis sa création en 1966 jusqu’à nos jours en faisant ressortir le rôle marquant des personnes qui se sont succédées à la direction dans le développement de l’archivistique au Québec, de l’appui apporté à cette évolution par les secrétaires généraux au fil des ans et surtout la qualité du travail accompli par tous les membres du personnel qui y ont oeuvré.

EN :

The author summarizes the achievements of the Archives Service of the University of Montreal, from its creation in 1966 to the present time, emphasizing the significant role of its directors in the development of archival science in Quebec, as well as the support through the years of that development by the general secretaries, and especially the quality of work accomplished by everyone who has worked there.

FR :

Ce texte présente les années charnières du Service des archives de l’Université de Montréal, débutant lorsque François Beaudin arrive à la direction du service en avril 1972. Il hérite alors d’une situation décriée par son prédécesseur, Luc-André Biron, dans un mémoire déposé à la Commission conjointe du Conseil de l’Université et de l’Assemblée universitaire. Le rapport de la Commission, préparé par le juge Deschênes, en accepte les principales recommandations donnant un nouveau souffle au Service. S’appuyant sur ces recommandations, François Beaudin transformera le Service des archives en profondeur durant son court mandat de quatre ans : création de la Commission des archives, embauche de personnel qualifié qui feront leur marque sur la scène archivistique, approbation des premières règles de conservation, mise en place de dépôt de documents semi-actifs, etc.

EN :

The text discusses a key period for the Archives Service of the University of Montreal, beginning when François Beaudin became director in April 1972. He inherited a situation that had been described as problematic by his predecessor, Luc-André Biron, in a brief to the Joint Council of the University and the University Assembly. The Commission’s report, prepared by Judge Deschênes, accepted the main recommendations, thereby giving fresh life to the Service. Based on these recommendations, François Beaudin transformed the Service in depth during his short four-year period in office. He created the Archives Commission, hired qualified staff who would make a mark on the archival scene, approved the first conservation calendars, and put in place a system for depositing semi-active documents, among other measures.

FR :

À l’occasion du 50^e anniversaire de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal, Claude Minotto, son ancien directeur nous livre ses réflexions. Il nous présente d’abord un bref plaidoyer en faveur de la diversité, car à ses yeux, une fois les conditions de préservation assurées, l’important est l’utilité de ce qui est conservé. Il utilise l’expression qui sert d’entête au site Internet de la DGDA comme préambule à la présentation de divers défis qu’ont amené les changements technologiques de la première décennie des années 2000 à la discipline archivistique. Monsieur Minotto partage ensuite quelques anecdotes issues de ses années en tant que directeur de la DGDA afin d’illustrer l’importance des relations de cette dernière avec les autres entités de l’Université de Montréal. Il termine en soulignant différentes réalisations de l’équipe de la DGDA au cours de sa direction et confirme, en conclusion, la nécessité de préserver « la mémoire utile » et ce, peu importe le support et les évolutions technologiques.

EN :

On the occasion of the 50th anniversary of the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal, former director Claude Minotto shares his reflections. First he presents a plea on behalf of diversity, because in his eyes, once the conditions for preservation are in place, the important thing is to use what has been conserved. He uses the expression that is on the home page of the Division’s website as a preamble to the presentation on various challenges that technological change brought about in the discipline of archival science during the first decade of the new century. Mr. Minotto then shares several anecdotes from his years as director, with the goal of illustrating the importance of relations between the Division and the other units of the University of Montreal. He ends by highlighting various accomplishments of the Division’s team and affirms, in conclusion, the importance of preserving the useful memory regardless of material medium or technological evolution.

FR :

Offrir des services de qualité à ses différentes clientèles a toujours été au coeur des priorités de la Division de la gestion de documents et des archives. Au fil des années et avec les nombreux développements technologiques qui sont venus transformer les façons de faire, les besoins et les attentes des membres du personnel de l’Université de Montréal pour la gestion de leurs documents n’ont cessé d’évoluer. Dans ce contexte, la division a entrepris de relever le défi et de mettre en place des solutions adaptées aux réalités de ses usagers. C’est en perfectionnant ses outils, en améliorant ses méthodes de travail, en donnant de la formation et en apportant une aide directe dans les unités académiques et administratives que l’équipe de la Division de la gestion de documents et des archives travaille tous les jours à assurer une saine et efficace  gestion des archives courantes et intermédiaires de l’Université.

EN :

The Records Management and Archives Division has always made it a priority to give high quality service to its various client groups. Through the years, with various technological developments that have transformed work methods, the needs and expectations of the personnel of the University of Montreal with respect to the management of their documents have continued to evolve. In this context, the Division has undertaken to meet the challenge and to put in place solutions that are adapted to the needs of its users. In developing tools, improving work methods, and engaging in training and direct help for the academic and administrative units, the Division team members work to ensure healthy and effective management of the active and semi-active archives of the University.

FR :

Le texte présente la gestion des archives définitives à la Division de la gestion de document et des archives de l’Université de Montréal, l’un des éléments essentiels du mandat de cette unité. Après avoir situé les interventions de la Division de la gestion de documents et des archives dans le cadre de la Politique sur la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal, le texte aborde la question de l’accroissement des archives. Sont présentés tour à tour, l’impact du calendrier de conservation sur la conservation des archives institutionnelles et le processus d’acquisition des archives de sources privées. Par la suite, le texte décrit le traitement des archives définitives, tant le traitement préliminaire que le traitement définitif. Enfin, l’article brosse un tableau des différentes actions de la Division en ce qui concerne la diffusion des archives soit la référence, les expositions, les réseaux sociaux et d’autres projets de diffusion.

EN :

This text discusses the management of historical archives by the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal. This is an essential dimension of its mandate. The text situates the Division’s interventions in the framework of the University’s Policy on Records Management and Archives and then looks at the question of the growth of its archives. One after the other, it discusses the impact of the retention schedule on the institutional archives and the process of acquiring private archives. Then, the processing of historical archives is described, as well as the preliminary stage of definitive processing. Finally, the article gives an overview of the various activities of the Division concerning the communication of archives, namely, reference services, exhibitions, social networks and other communication projects.

FR :

Ce texte présente l’apport du Service des archives à l’Université de Montréal dans la seconde moitié du XX^e siècle dans la mise en place de programmes universitaires en archivistique. Carol Couture, alors directeur du Service, a été l’instigateur du développement de l’enseignement de l’archivistique au sein de l’École de bibliothéconomie et des sciences l’information. Pour se faire, il a notamment mobilisé le Service des archives, fournissant ainsi le personnel enseignant ainsi qu’un milieu de stages, tous indispensables à la formation de nouveaux archivistes.

EN :

The text discusses the support given by the Archives Service of the University of Montreal in the second half of the 20^th century for the establishment of the University’s Archival Science programs. Carol Couture, who was director of the Service, was the prime mover in the development of archival science courses in the School of Library and Information Science. To accomplish this, he mobilized the Archives Service to furnish teaching staff and a milieu for internships, both indispensable for the training of new archivists.

FR :

Le stage est une composante majeure de la formation pratique dans un programme d’études qui permet à l’étudiant d’acquérir, entre autres, de nouvelles connaissances, de développer ses compétences et de réfléchir sur son comportement en situation réelle. Depuis leur création, les programmes d’enseignement en archivistique offrent des stages pratiques dans des services de gestion de documents et des archives. L’auteure met en lumière l’expérience des stages à la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal qui reçoit depuis ses débuts des stagiaires en archivistique de tous les niveaux d’enseignement, d’ici et d’ailleurs. L’article reflète le point de vue de la coordonnatrice de stages et explique les nombreux apports de ces stages pour les étudiants en archivistique.

EN :

The internship is a major element in practical training in a program of study, allowing the student to gain, among other things, new knowledge, to develop abilities, and to reflect on her behaviour in a real situation. From the beginning, the archival science programs have offered internships in records management and archival services. The author highlights the experience of internships in the Archives of the University of Montreal; from the beginning of the program it has welcomed archival science interns at all levels, from the EBSI and elsewhere. The article reflects the point of view of the coordinator of internships and explains how these experiences are supported for students of archival science.

FR :

Frédéric Brochu a fait partie d’une des premières cohortes diplômées de la concentration en archivistique du programme de maîtrise en science de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Il témoigne dans le cadre du 50^e anniversaire de la DGDA, du stage qu’il y a effectué dans le cadre de ses études. Pour l’auteur, cette expérience fut particulièrement formatrice car elle mettait concrètement en oeuvre l’approche privilégiée par l’école, c’est-à-dire l’association des différentes disciplines que sont la bibliothéconomie, l’archivistique et les sciences de l’information en général. Cette pratique innovante parfaitement incarnée à la DGDA, a eu une influence sur toute la carrière archivistique de l’auteur. À ses yeux, c’est l’étroite relation entre l’EBSI et le service des archives de l’Université de Montréal qui a également permis cette adéquation. Il est reconnaissant aux divers intervenants d’avoir rendu cette expérience possible.

EN :

Frédéric Brochu was in the first group of graduates of the diploma course in archival science of EBSI, the University of Montreal’s School for Library and Information Science. He recalls his internship at the University’s Division of Records Management and Archives on its 50^th anniversary. It was an especially formative experience for him because he was able to use the approach taught by the School, associating the disciplines of library science, archival science and general information science. This innovation, well incarnated at the Division of Records Management and Archives, had an influence on the author’s entire career. He believes that the close relationship between EBSI and the Division have fostered this balance. He is grateful to those who made this experience possible.

FR :

Denys Chouinard utilise le prétexte du 50^e anniversaire de la DGDA de l’Université de Montréal pour souligner le caractère novateur et la contribution exceptionnelle de ce service à l’archivistique. Dès les années 1960 et 1970 le Service des archives de l’Université de Montréal s’est démarqué et ce caractère avant-gardiste s’est confirmé dans les années 1980. Il rappelle le plaisir qu’il eut à travailler auprès de Jacques Ducharme, inspirant par son enthousiasme et la façon positive qu’il avait d’exercer sa profession. L’exercice de gestion par objectif mis en place au service des archives eut un effet dynamisant sur l’équipe en place et le service est toujours resté à l’affût des opportunités d’augmenter ses ressources, tant humaines que financières, afin d’atteindre les objectifs fixés. Plusieurs autres services d’archives s’en sont inspirés. L’auteur nous présente ensuite une liste de réalisations importantes du service des archives de l’UdeM et mentionne au passage l’influence qu’ont eu ses années passées au sein du service sur l’ensemble de sa carrière. Il termine en évoquant l’approche axée sur les utilisateurs telle que pratiquée à la DGDA et souligne qu’elle fait maintenant partie de la Déclaration universelle sur les archives. Pour Denys Chouinard, le Service des archives de l’Université de Montréal a raison d’être fier d’avoir une telle influence.

EN :

On the occasion of the 50^th anniversary of the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal, Denys Chouinard highlights the innovative character and the exceptional contribution of the archives service. From the 1960s and 1970s it has been in the avant-garde, a characteristic that was confirmed in the 1980s. He recalls the pleasure he had in working with Jacques Ducharme, whose enthusiasm and positivity toward his work were inspiring. The implementation of management by objectives in the archives had a dynamic effect on the team, and the archives was always on the lookout for ways to upgrade its resources, in order to attain the objectives fixed for it, both on a human and financial level. A number of other archives have been inspired by this. Next, the author presents a list of important realizations of the University archives and mentions the influence on the rest of his career of the years he spent working there. He concludes with an evocation of the user-oriented approach of the Division and highlights its commitment to the Universal Declaration on Archives. For Denys Chouinard, the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal has every reason to feel proud of its influence.

FR :

Ce texte évoque l’influence marquante que la direction et le personnel du Service des archives de l’Université de Montréal ont eu sur l’auteur, apprenti-archiviste au tournant des années 1970-1980. En plus de connaissances de la discipline archivistique et d’expériences professionnelles, il retient de son passage au Service le développement d’amitiés durables ainsi que d’un réseau professionnel.

EN :

The text discusses the strong influence the management and personnel of the archives service of the University of Montreal have had on the author when he was an apprentice-archivist in the 1970s and 1980s. In addition to learning the discipline and gaining professional experience, he recalls the development of lasting friendships and a professional network within the Service.

FR :

Une association telle que l’Association des archivistes du Québec ne peut croître sans l’apport de bénévoles dynamiques et dévoués. À travers le temps, plusieurs de ses acteurs importants ont été des archivistes employés de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal. Cette présentation démontrera l’éventail des personnalités qui ont marqué l’histoire et contribué au développement de ces deux institutions.

EN :

An association such as the Association of Archivists of Quebec can only grow with the support of dynamic, committed volunteers. Through time, a number of them have been archivists working at the Records Management and Archives Division of the University of Montreal. The article demonstrates the range of personalities who have made their mark in the history and contributed to the development of the Association and the University.

FR :

Cette communication portera essentiellement sur le rôle qu’a joué la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal dans le développement de la pratique archivistique au Québec, et ce, sous l’angle de la collaboration constante qui n’a cessé de se renforcer avec notre institution, à savoir les Archives nationales du Québec, aujourd’hui la Direction générale des Archives nationales de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Plusieurs dossiers seront cités en exemple : l’adoption de la Loi sur les archives de 1983, la parution du manuel Les Archives au XX^e siècle qui a marqué la pratique archivistique au Québec, l’élaboration du Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires, la création du Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique, etc. D’autres dossiers seront aussi évoqués, notamment des événements qui ont fait date dans l’histoire plus récente de notre discipline et dans lesquels les deux institutions ont été impliquées.

EN :

This article concentrates on the role of that the the Records Management and Archives Division of the University of Montreal has played in the development of the practice of archival science in Quebec, emphasizing the ongoing collaboration with the National Archives of Quebec, today’s Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). Several examples are developed: the adoption of the Law on Archives in 1983; the publication of the manual Les Archives au XX^e siècle, which has had a strong influence on archival practice in Quebec; the development of the Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires; the creation of the Interdisciplinary Group for Research in Archival Science, among others. Also discussed are significant events in the more recent history of our discipline which have involved the two institutions.

FR :

Après avoir brièvement souligné les caractéristiques partagées et spécifiques inhérentes à un service d’archives d’université, ce texte met en lumière le rôle de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal comme modèle, celui qu’elle joue comme incubateur ou pépinière d’archivistes et celui qu’elle assume comme moteur de la réflexion pour la communauté archivistique internationale.

EN :

After briefly discussing the characteristics that are shared and those which are inherent to a university archival service, the text highlights the role of the Division of Records Management and Archives of the University as a model, serving as an incubator for archivists and as an catalyst for intellectual reflection by the international archival community.

FR :

Depuis le début des années 1970, la Division de la gestion de documents et des archives de l’université de Montréal s’est imposée par son innovation, sa rigueur et son désir de communiquer son savoir et son savoir-faire. Reconnue internationalement pour l’exemplarité de ses méthodes de travail, l’article fait un retour sur les principales réalisations de la Division pour ensuite exposer les défis qui l’occuperont en terme de gouvernance informationnelle, de gestion des archives numériques et de valorisation des archives patrimoniales. L’auteure termine l’article avec les nouvelles définitions de la mission, de la vision et des valeurs de la Division ainsi qu’en soulignant l’importance d’entreprendre un exercice d’évaluation et de mesure de leurs services auprès de leurs partenaires.

EN :

From the beginning of the 1970s, the Division of Records Management and Archives of the University of Montreal has played an important role through its innovation and its commitment to communicate its knowledge and know-how. Recognized internationally for the exemplary quality of its work methods, its main realizations are reviewed in this article, followed by a discussion of the challenges that will continue to occupy it with respect to information management, the management of digital archives, and the valuing of heritage archives. The author concludes with a stress on the importance of undertaking evaluation and measurement of their services with respect to their partners.